Dematerializarea facturilor furnizorilor
Dematerializarea proceselor de facturare
Managementul documentelor pentru finanțe și contabilitate
Gestionarea ciclului de facturare este una dintre cele mai critice componente ale departamentelor financiare și contabile. Include sarcini precum plăți, încasări, reconciliere, verificare, controlul termenelor și audit.
Fără digitalizare și integrarea sistemelor, procesele devin lente, manuale, vulnerabile la erori și afectează direct închiderea lunară și stabilitatea financiară a companiei.
Filedoc modernizează complet acest proces — digitalizează, organizează, automatizează și integrează informațiile financiare, de la recepția facturii până la înregistrarea acesteia în ERP.
Plăți (Accounts Payable)
Încasări (Accounts Receivable)
Audit financiar
Integrare cu ERP
Plăți (Accounts Payable)
✔ Captură rapidă și simplă
- Primire automată a facturilor prin e-mail
- Captură inteligentă (cod QR / AI)
✔ Potrivirea automată a facturilor cu comenzile
- factură
- comandă
- recepție
✔ Fluxuri de aprobare configurabile
- valoare
- centru de cost
- supervizor
- tip de cheltuială
Încasări (Accounts Receivable)
✔ Emitere și colectare mai rapidă
- Legături directe între documentele ciclului de comandă
- Consultare rapidă a istoricului comercial
- Bază de documente completă pentru ERP
✔ Validări comerciale înainte de facturare
- condiții comerciale
- confirmări de livrare
- aprobarea reducerilor
✔ Monitorizarea plăților
- facturi
- chitanțe
- note de debit/credit
- e-mailuri
- dovezi de plată
- acorduri de plată
Audit financiar
Istoric complet și securizat
- facturi
- comenzi
- recepții
- contracte
- corespondență e-mail
- dovezi de plată
- documente contabile
Conformitate și control
- trasabilitate completă
- istoric versiunilor
- loguri de securitate
- conformitate GDPR
- politici de retenție
- respectarea DL 28/2019
Integrare cu ERP
✔ Trimiterea automată a datelor contabile
- furnizor
- număr și dată factură
- valoare totală, net și TVA
- centre de cost
- referință comandă
- coduri contabile
- date pentru arhivarea certificată
✔ Crearea automată a documentului în ERP
- înregistrare contabilă
- reconciliere
- plăți
✔ Citire și scriere bidirecțională
- Filedoc citește furnizori, centre de cost și comenzi
- ERP primește datele extrase
- sincronizare completă
✔ Asocierea documentelor în ERP
Vizualizarea facturii și a metadatelor direct din ERP.
✔ Suport pentru mai multe sisteme
- Primavera
- SAP
- PHC
- Sage
- Microsoft Dynamics
- orice ERP cu API
✔ Închidere lunară accelerată
Digitalizare + validare + integrare = închidere mai rapidă, previzibilă și cu efort redus.
Întrebări frecvente despre digitalizarea și aprobarea facturilor
Găsiți răspunsuri la cele mai frecvente întrebări despre extragerea automată a datelor, aprobarea digitală, workflow-uri și gestionarea facturilor furnizorilor.
Dintr-o factură pot fi extrase automat informații precum furnizorul, codul de identificare fiscală (CIF/CUI), numărul facturii, data emiterii, valoarea, TVA-ul, moneda, numărul comenzii, centrul de cost, liniile de detaliu și referințele de plată. Extragerea automată devine și mai valoroasă atunci când datele sunt validate în raport cu regulile interne sau cu sistemul ERP și sunt apoi direcționate către aprobare, înregistrare contabilă sau arhivare. Datele extrase trebuie validate atunci când au impact contabil sau fiscal.
Pentru automatizarea aprobării facturilor, organizația trebuie să capteze factura, să extragă informațiile relevante, să le valideze conform regulilor interne sau datelor din ERP, să le transmită persoanelor responsabile și să înregistreze decizia. Un workflow configurat corect reduce activitățile manuale, previne pierderea documentelor, îmbunătățește respectarea termenelor de plată și creează un istoric complet pentru audit. Integrarea cu ERP-ul aduce un plus de valoare prin eliminarea introducerii manuale a datelor și a operațiunilor de reconciliere.
Filedoc facilitează aprobarea facturilor prin captarea facturilor pe suport hârtie sau în format electronic, clasificarea documentelor, extragerea automată a datelor relevante și direcționarea fiecărei facturi către validare sau aprobare. Procesul poate aplica reguli bazate pe valoarea facturii, furnizor, centru de cost, comandă de achiziție sau persoana responsabilă. După aprobare, informațiile pot fi integrate cu sistemul ERP, reducând introducerea manuală a datelor și riscul de erori. Principalul avantaj este eficientizarea procesului de gestionare a facturilor furnizorilor, cu trasabilitate completă și o dependență mult mai redusă de e-mailuri.
Cuprins
Solicitați o demonstrație
<!–
Solicitați o Demonstrație
Obțineți o demonstrație gratuită și începeți transformarea digitală a organizației dvs.
–>