Gestionarea informațiilor

Informația este unul dintre cele mai importante active ale oricărei organizații. În fiecare zi circulă documente, e-mailuri, atașamente, rapoarte, fotografii, contracte, minute, formulare, note interne și comunicări externe.

Când aceste informații sunt dispersate — pe hârtie, în căsuțe de e-mail, în foldere de rețea, pe dispozitive personale sau în aplicații izolate — organizația pierde controlul și capacitatea de reacție.

Filedoc centralizează, organizează, protejează și pune la dispoziție toate informațiile organizației, asigurând că fiecare document se află în locul potrivit, catalogat corect, accesibil persoanelor potrivite și integrat în procesele adecvate.

PROVOCĂRI TIPICE PENTRU ORGANIZAȚII

• Documente dispersate pe mai multe suporturi: hârtie, PDF-uri, e-mailuri, atașamente ERP, foldere de rețea, computerele angajaților.
• Echipe și informații distribuite geografic: cu echipe răspândite în mai multe clădiri, orașe, țări sau în regim de telemuncă, informațiile ajung deseori fragmentate.
• Informații necatalogate sau slab structurate: fără o clasificare coerentă, documentele devin greu de găsit și de corelat.
• Lipsa controlului versiunilor: mai multe copii ale aceluiași document, versiuni depășite sau decizii luate pe baza unor informații eronate.
• Risc de pierdere a informațiilor și probleme de conformitate: acces neautorizat, lipsa registrelor de audit, pierderi accidentale de date.
• Procese manuale dependente de hârtie: fluxuri lente și consumatoare de timp.

Un sistem centralizat de management al documentelor permite accesul controlat și securizat la aceeași informație, indiferent de locație.

CUM TRANSFORMĂ FILEDOC GESTIONAREA INFORMAȚIILOR

1. Captură și dematerializare

• Scanare integrată
• Import de PDF-uri și atașamente
• Înregistrare direct din Outlook, Word, Excel
• Transmitere prin portal extern
• Formulare web
• Aplicație mobilă (fotografiere document)

• clasificat,
• indexat,
• organizat conform regulilor organizației.

2. Normalizare și consistență

• Tipuri de documente predefinite
• Șabloane Word centralizate
• Câmpuri obligatorii
• Validare automată
• Numerotare secvențială
• Profiluri de acces și politici de retenție

3. Căutare rapidă și performantă

• Căutare după conținut
• Căutare după metadate (tip, dată, entitate, autor…)
• Căutare combinată
• Căutare în limbaj natural (cu Cogniffy)
• Căutare în atașamente, note și versiuni
• Filtre avansate

4. Fluxuri de lucru și circulația documentelor

• Revizuire
• Aprobare
• Semnare
• Validare
• Distribuție
• Decizie

• controlul termenelor,
• responsabilizarea participanților,
• reducerea întârzierilor,
• înregistrarea fiecărei decizii.

5. Securitate și control

• Autentificare AD / SSO
• Permisiuni pe utilizator / echipă / nivel ierarhic
• Acces confidențial și segregarea responsabilităților
• Loguri de audit complete
• Semnătură electronică
• Arhivare digitală certificată

6. Integrare cu restul organizației

• ERP
• CRM
• Sisteme HR
• Portaluri interne și externe
• Alte baze de date