Managementul Informației

Filedoc ajută la gestionarea informațiilor. Organizațiile de mărime medie – indiferent de domeniu – procesează cantități mari de documente pe hârtie.

De fapt, un angajat folosește 10.000 de coli de hârtie anual. Dacă aplicați această statistică unei organizații de 100 sau chiar 500 de angajați, veți ajunge rapid la volumul de documente care circulă prin organizații.

În general, organizațiile au rezultate mai bune atunci când scanează, stochează, accesează și gestionează documente rapid și eficient. Fără inconvenientul fluxurilor de lucru ineficiente, fără dificultatea de a găsi informațiile dorite sau senzația că un document a dispărut.

Cel mai probabil, organizația dumneavoastră nu este diferită și, cu siguranță, recunoașteți ineficiența gestionării tuturor acestor documente și impactul pe care procesele manuale îl au asupra productivității.
Gestionarea documentelor și a proceselor este esențială pentru buna performanță a unei companii și reflectă organizarea sa internă. Existența unor volume mari de informații, atât externe, cât și interne, favorizează pierderea documentelor, crește dificultățile de accesare rapidă a informațiilor și de localizare fizică a acesteia și îngreunează controlul fluxurilor de informații.

Avantaje

Implementarea unui sistem de management al documentelor și proceselor este un factor decisiv pentru afacerea dumneavoastră, deoarece permite companiei să gestioneze toate informațiile nestructurate, pe baza următoarelor concepte:

Digitalizarea documentelor în format hârtie generând documente electronice care sunt clasificate și puse la dispoziție după criterii definite.

A tuturor tipurilor de documente ale companiei, metode de clasificare, entități, prelucrare și armonizare a proceselor – folosind întotdeauna aceleași proceduri.

Catalogarea și clasificarea digitală a documentelor. Această etapă, echivalentă cu procesul de înregistrare fizică, sporește beneficiile sistemelor informaționale, permițând gestionarea integrată atât a arhivelor fizice cât și a arhivelor electronice.

Definirea diferitelor acțiuni și stări prin care trece un document/ dosar.

Motor de căutare capabil să caute documente sau procese, după conținut sau atribute, permițându-le să fie imediat localizate și puse la dispoziția utilizatorului.

Reducerile costurilor provin din creșterea eficienței în managementul proceselor, în procesele procedurale și luarea deciziilor, în căutarea și gestionarea documentelor, precum și prin reducerea costurilor de imprimare și a nevoii de spațiu pentru stocare, păstrare, arhivare fizică.