Podpisuj dokumenty elektronicznie i monitoruj każdy proces
Gdy proces wymaga drukowania, skanowania i wymiany dokumentów pocztą elektroniczną, staje się powolny i trudny do monitorowania. Filedoc Sign skupia cały obieg w jednym procesie cyfrowym.
Filedoc Sign to rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych, które umożliwia przygotowywanie, wysyłanie, podpisywanie i monitorowanie dokumentów w ramach bezpiecznego i identyfikowalnego procesu cyfrowego. Umowy, oferty, upoważnienia i inne dokumenty można podpisywać zdalnie na komputerze, tablecie lub telefonie, bez konieczności instalowania aplikacji.
Organizacja określa, kto uczestniczy w procesie, w jakiej kolejności, w jaki sposób każda osoba potwierdza swoją tożsamość oraz co dzieje się po złożeniu podpisu. Status procesu pozostaje widoczny, a wszystkie wykonane działania są rejestrowane.
Rozwiązanie obejmujące cały proces podpisywania
Filedoc Sign umożliwia zarządzanie dokumentem przed podpisaniem, w trakcie podpisywania i po jego zakończeniu. Każdy etap można skonfigurować zgodnie z rolą poszczególnych uczestników, wymaganym poziomem uwierzytelnienia oraz zasadami obowiązującymi w organizacji.
Jak przebiega proces w Filedoc Sign
1. Przygotuj dokument oraz pola, które należy wypełnić lub podpisać.
2. Określ uczestników, ich role oraz kolejność działania.
3. Wybierz metody uwierzytelniania i wyślij prośbę o podpis.
4. Monitoruj status, wysyłaj przypomnienia oraz obsługuj wyjątki i delegowanie zadań.
5. Po zakończeniu procesu sprawdź dokument i powiązany z nim rejestr audytowy, a następnie przekaż go do archiwum lub do kolejnego etapu przepływu pracy.
Konfiguruj proste procesy lub bardziej złożone obiegi podpisów
Filedoc Sign umożliwia:
- Konfigurowanie sekwencyjnych, równoległych lub łączonych przepływów oraz dostosowywanie każdego wniosku do reguł danego procesu.
- Kierowanie dokumentów do jednej lub wielu osób podpisujących: sekwencyjnie, równolegle lub zbiorczo.
- Korzystanie z szablonów wielokrotnego użytku, pól formularzy, potwierdzeń zapoznania się z dokumentem i załączników.
- Konfigurowanie powiadomień, przypomnień, alertów i reguł delegowania.
- Tworzenie grup uczestników oraz definiowanie ich ról i kolejności działania.
- Korzystanie z panelu kontrolnego do monitorowania statusów i oczekujących zadań.
- Prowadzenie rejestru audytowego zawierającego informacje o zdarzeniach, uwierzytelnianiu, dacie i godzinie oraz zastosowanej metodzie podpisu.
Wybierz poziom podpisu odpowiedni dla każdego dokumentu
Rozporządzenie eIDAS rozróżnia trzy poziomy podpisu elektronicznego. Przy wyborze należy uwzględnić rodzaj dokumentu, poziom ryzyka, konieczność identyfikacji osoby podpisującej oraz obowiązujące wymogi prawne.
Nota prawna: podpis elektroniczny nie może zostać odrzucony jako dowód wyłącznie z tego powodu, że ma formę elektroniczną lub nie jest podpisem kwalifikowanym. Obowiązujące wymogi i skutki prawne zależą jednak od rodzaju dokumentu, jurysdykcji oraz konkretnego procesu. Organizacja powinna zweryfikować przypadki podlegające szczególnym wymogom prawnym.
Dostosuj uwierzytelnianie do poziomu ryzyka procesu
Różne dokumenty mogą wymagać różnych poziomów potwierdzenia tożsamości. Filedoc Sign umożliwia konfigurowanie metod uwierzytelniania, a w bardziej wymagających procesach także korzystanie z dodatkowych mechanizmów identyfikacji.
Połącz podpisywanie dokumentów z przepływami pracy i systemami organizacji
Przepływy pracy Filedoc mogą obsługiwać wcześniejsze zatwierdzenia, stosować reguły, przekazywać dokumenty do podpisu oraz kontynuować proces po jego zakończeniu.
Zadbaj o bezpieczeństwo i identyfikowalność każdego podpisu
Filedoc Sign łączy mechanizmy uwierzytelniania, ochrony integralności dokumentów i rejestrowania zdarzeń, zapewniając organizacji większą kontrolę nad procesem podpisywania.
Szczegółowy rejestr zdarzeń może obejmować powiadomienia, informacje o uwierzytelnianiu, datę i godzinę, adres IP oraz zastosowaną metodę podpisu, jeśli ma to zastosowanie.
Integralność dokumentów jest chroniona za pomocą podpisów cyfrowych, znaczników czasu oraz dowodów audytowych.
Obsługa prostych, zaawansowanych i kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz procesów zgodnych z RODO i rozporządzeniem eIDAS, odpowiednio do przyjętej konfiguracji.
Wybierz Filedoc Sign, jeśli potrzebujesz kontrolować więcej niż samo złożenie podpisu
Wysyłasz dokumenty do wielu uczestników i musisz monitorować ich status oraz oczekujące zadania.
Chcesz ograniczyć drukowanie, skanowanie i przesyłanie różnych wersji dokumentów pocztą elektroniczną.
Musisz dostosować poziom uwierzytelniania do ryzyka i zachować dowody wykonanych działań.
Chcesz połączyć procesy realizowane stacjonarnie lub zdalnie z zatwierdzaniem, zarządzaniem dokumentami i systemami biznesowymi.
Przygotuj proces podpisywania dostosowany do swojej organizacji
Właściwa konfiguracja zależy od rodzaju dokumentów, uczestników, poziomu podpisu, wymaganych integracji oraz wymogów bezpieczeństwa. Pokaż nam rzeczywisty proces. Pomożemy określić najbardziej odpowiedni obieg, metody uwierzytelniania i sposób integracji.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące Filedoc Sign
To rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych, które umożliwia przygotowywanie, wysyłanie, podpisywanie i monitorowanie dokumentów w ramach procesu cyfrowego. Obejmuje konfigurację uczestników, metod uwierzytelniania, powiadomień i statusów oraz prowadzenie rejestru audytowego.
Nie. Odbiorca może otworzyć i podpisać dokument w przeglądarce internetowej na komputerze, tablecie lub telefonie.
Rozwiązanie może obsługiwać proste, zaawansowane i kwalifikowane podpisy elektroniczne, zależnie od konfiguracji i wykupionych usług. Poszczególne poziomy różnią się wymogami dotyczącymi identyfikacji, kontroli i bezpieczeństwa. W Unii Europejskiej kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi odręcznemu.
Tak. Uczestnicy mogą podpisywać dokument sekwencyjnie, równolegle lub w ramach łączonego obiegu. Panel kontrolny umożliwia sprawdzanie statusów oraz zarządzanie powiadomieniami, przypomnieniami i wyjątkami.
Tak. Integracja z Filedoc umożliwia uruchamianie procesów, sprawdzanie ich statusu, osadzanie funkcji podpisu w innych aplikacjach oraz przekazywanie podpisanego dokumentu wraz z odpowiednimi dowodami do archiwum i do kolejnego etapu przepływu pracy.
Rozwiązanie obsługuje różne poziomy podpisu oraz mechanizmy przewidziane w ramach rozporządzenia eIDAS. Zgodność prawną należy ocenić na podstawie rodzaju dokumentu, zastosowanej metody podpisu, jurysdykcji oraz konkretnej konfiguracji.