O Oceano Atlântico na costa ocidental da Europa é muito movimentado. A entrada no mar Mediterrâneo por Gibraltar, a navegação para as Américas (Norte e Sul) e para África tornam esta zona marítima muito movimentada, e apesar da existência de muitas marinas o seu número nunca é suficiente para cobrir toda a procura de amarrações temporárias ou de maior duração, pelo que os Skippers têm um árduo trabalho para encontrar um local de amarração conveniente nas suas paragens.
Como conseguiu a TROIA MARINA, uma das mais frequentadas desta costa, diferenciar-se na de forma inovadora e eficaz, facilitando a escolha de quem a procura?
Como cliente do software Filedoc na gestão dos seus processos, decidiu implementar o módulo Filedoc Cloud Services, de forma a permitir que os Skippers possam, facilmente e à distância em pleno mar, visualizar a disponibilidade de lugares na marina, fazer as suas reservas e tratar das formalidades marítimas e legais antes da sua chegada.
Localizada na linha que divide o Atlântico do Estuário do Rio Sado, numa das mais bonitas baías do mundo – a Baía de Setúbal – a TROIA MARINA pode receber até 180 embarcações.
Comentou Miguel: “Claro que eu e outros Skippers meus conhecidos, apreciámos a iniciativa que nos leva a parar aqui mais vezes”.
COMO FUNCIONA O PROCESSO
Todo o processo se desenrola no software Filedoc
Pedido de Reserva de Amarração
O registo de pedido de reserva é feito pelo cliente via link disponível no site da TROIA MARINA.
Nesse registo (funcionalidade de formulários online) é disponibilizado um conjunto de campos de preenchimento obrigatório para que a receção possa verificar se para aquele tipo de amarração tem disponibilidade nas datas requeridas.
Existindo disponibilidade, o Filedoc envia um e-mail ao requerente, apontando para um novo formulário para prosseguimento do contrato.
Não existindo disponibilidade, o Filedoc envia um e-mail a informar da não disponibilidade para as datas indicadas e/ou tipo de embarcação, mencionando que fica colocado em lista de espera e que será informado assim que seja possível a amarração.
A receção da TROIA MARINA, sempre que tiver um novo posto de amarração, consulta a lista de espera e envia automaticamente um e-mail a inquirir se mantem o pedido.
Contrato Cliente
Passando ao registo do contrato, que será enviado via formulário ao cliente, o mesmo pode decidir se quer assinar o documento digitalmente, recebendo-o novamente por e-mail, ou se pretende assinar presencialmente na Marina no dia da sua chegada.
Se escolher a opção assinar digitalmente o formulário regressa à receção com todos os dados necessários para a elaboração do contrato e o mesmo depois de concluído é enviado por e-mail ao cliente (integração com DigitalSign). O cliente recebe um e-mail para abrir o ficheiro e de seguida uma mensagem com o código necessário para concluir o processo de assinatura do contrato.
Caso seja assinado o contrato segue para o administrador da Marina que assina exatamente com o mesmo procedimento.
Depois de assinado pelas duas partes o Contrato é disponibilizado no Filedoc com a versão final.
Check in
Quando é elaborado um contrato é registado automaticamente um documento de check-in que segue por e-mail para o cliente um dia antes da data prevista de chegada para que o cliente faça o check-in online via formulário.
Check out
Também é registado automaticamente um documento de check-out, que, neste caso, é enviado no próprio dia ao cliente para que possa efectuar o Check-out online via formulário.
Principais ganhos
- Processo de elaboração de Contratos de Cliente totalmente desmaterializado, rápido e ágil,
- Informação circula entre as partes de forma segura sem entropia,
- Garantia de integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos documentos,
- Redução de erros resultantes de introdução manual,
- Redução da impressão de documentos e circulação do papel,
- Satisfação dos Skippers com o serviço da Tróia Marina.