Atlantyk u zachodnich wybrzeży Europy to bardzo ruchliwy akwen. Wejście na Morze Śródziemne przez Gibraltar, rejsy do obu Ameryk i Afryki sprawiają, że ruch morski jest tam niezwykle intensywny.
Mimo dużej liczby marin, miejsc do cumowania wciąż brakuje, co zmusza skipperów do żmudnych poszukiwań wolnych miejsc w portach.
Jak więc TROIA MARINA, jedna z najczęściej odwiedzanych marin tej części wybrzeża, zdołała wyróżnić się w sposób innowacyjny i skuteczny, ułatwiając życie żeglarzom?
Korzystając z oprogramowania Filedoc do zarządzania swoimi procesami, Troia Marina wdrożyła moduł Filedoc Cloud Services, który pozwala skipperom – nawet z pokładu statku na pełnym morzu – sprawdzić dostępność miejsc, dokonać rezerwacji i załatwić wszystkie formalności morskie i prawne jeszcze przed przybyciem do portu.
Zlokalizowana na granicy Atlantyku i ujścia rzeki Sado, w jednej z najpiękniejszych zatok świata – Baía de Setúbal – Troia Marina może przyjąć do 180 jednostek pływających.
Miguel skomentował:
„Oczywiście ja i inni skipperzy, których znam, doceniamy tę inicjatywę – sprawia, że częściej zatrzymujemy się właśnie tutaj.”
JAK DZIAŁA PROCES
Cały proces odbywa się w oprogramowaniu Filedoc
Rezerwacja miejsca do cumowania
Rezerwacja dokonywana jest przez klienta za pośrednictwem linku dostępnego na stronie internetowej Troia Marina. Formularz online zawiera obowiązkowe pola, które umożliwiają recepcji sprawdzenie dostępności miejsc dla danego typu jednostki i dat.
Jeśli miejsce jest dostępne, Filedoc automatycznie wysyła e-mail do klienta z linkiem do kolejnego formularza, który umożliwia kontynuację procesu zawarcia umowy.
Jeśli miejsca nie ma, system wysyła powiadomienie o braku dostępności i informuje, że klient został wpisany na listę oczekujących.
Gdy pojawi się wolne miejsce, recepcja automatycznie wysyła zapytanie, czy klient nadal jest zainteresowany rezerwacją.
Umowa z klientem
Po zatwierdzeniu rezerwacji rozpoczyna się proces rejestracji umowy, który odbywa się poprzez formularz online. Klient może wybrać jedną z dwóch opcji: **podpisanie cyfrowe** lub **podpisanie osobiście po przybyciu do mariny**.
W przypadku wyboru podpisu cyfrowego formularz trafia do recepcji wraz ze wszystkimi danymi potrzebnymi do przygotowania umowy.
Po jej utworzeniu klient otrzymuje wiadomość e-mail z plikiem oraz kodem weryfikacyjnym niezbędnym do zakończenia procesu podpisu (integracja z DigitalSign).
Następnie dokument trafia do administratora mariny, który podpisuje go w ten sam sposób.
Po podpisaniu przez obie strony umowa zostaje zapisana w systemie Filedoc jako wersja finalna.
Check-in
Po utworzeniu umowy system automatycznie generuje dokument check-in, który dzień przed przyjazdem klienta jest wysyłany e-mailem w celu przeprowadzenia odprawy online poprzez formularz.
Check-out
Analogicznie, dokument check-out jest automatycznie wysyłany w dniu wyjazdu, umożliwiając klientowi przeprowadzenie wymeldowania online.
Najważniejsze korzyści
- Całkowita cyfryzacja procesu zawierania umów z klientami – szybko, wygodnie i bez papieru.
- Bezpieczny i przejrzysty przepływ informacji między stronami.
- Pełna integralność, śledzenie i audytowalność dokumentów.
- Znaczne ograniczenie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
- Redukcja zużycia papieru i kosztów druku.
- Zwiększona satysfakcja skipperów korzystających z usług Troia Marina.