Troia Marina

Căpitanul bărcii cu vele Radical III - Miguel Mourão, un marinar foarte experimentat, cu o viață intensă în traversări ale Atlanticului și Mediteranei, a avut adesea o problemă atunci când a ajuns în apropierea regiunii de destinație: "Întotdeauna a fost o incertitudine în ce port de agrement să rămână pentru câteva zile, din cauza lipsei de locuri de acostare disponibile".

Oceanul Atlantic de pe coasta de vest a Europei este foarte aglomerat. Intrarea în Marea Mediterană prin Gibraltar, navigarea spre Americi (nord și sud) și Africa fac din această zonă maritimă o zonă foarte aglomerată și, în ciuda existenței a numeroase porturi de agrement, numărul acestora nu este niciodată suficient pentru a acoperi toată cererea de locuri de acostare temporare sau pe termen lung, astfel încât comandanții de nave au o sarcină dificilă pentru a găsi un loc de acostare convenabil la opririle lor.

Cum a reușit TROIA MARINA, una dintre cele mai frecventate de pe această coastă, să se diferențieze într-un mod inovator și eficient, facilitând alegerea celor care o caută?

În calitate de client al software-ului Filedoc în gestionarea proceselor lor, a decis să implementeze modulul Filedoc Cloud Services, pentru a permite căpitanilor să vizualizeze cu ușurință și de la distanță, pe mare, disponibilitatea locurilor în port, să facă rezervări și să se ocupe de formalitățile maritime și juridice înainte de sosirea lor.

Situat pe linia care desparte Atlanticul de estuarul râului Sado, într-unul dintre cele mai frumoase golfuri din lume – Golful Setúbal – TROIA MARINA poate primi până la 180 de ambarcațiuni.

Miguel a comentat: „Desigur, eu și alți comandanți pe care îi cunosc apreciem inițiativa care ne va face să ne oprim aici mai des”.

CUM FUNCȚIONEAZĂ PROCESUL

Întregul proces are loc pe software-ul Filedoc

Cerere de rezervare de acostare

Înregistrarea cererii de rezervare se face de către client prin intermediul link-ului disponibil pe site-ul web al TROIA MARINA.
În această înregistrare (funcționalitate a formularelor online) este prevăzut un set de câmpuri obligatorii, astfel încât recepția să poată verifica dacă tipul de acostare este disponibil pentru datele solicitate.

Disponibilitatea existentă, Filedoc trimite un e-mail solicitantului, indicându-i un nou formular pentru a continua cu contractul.
În cazul în care nu există disponibilitate, Filedoc trimite un e-mail prin care vă informează cu privire la indisponibilitatea pentru datele indicate și/sau tipul de ambarcațiune, menționând că sunteți plasat pe o listă de așteptare și că veți fi informat de îndată ce va fi posibil să acostați.

Recepția TROIA MARINA, ori de câte ori are o nouă dană, consultă lista de așteptare și trimite automat un e-mail prin care se întreabă dacă cererea este menținută.

Contractul cu clientul

După înregistrarea contractului, care va fi trimis clientului prin intermediul unui formular, clientul poate decide dacă dorește să semneze documentul în format digital, primindu-l din nou prin e-mail, sau dacă dorește să îl semneze personal în Marina în ziua sosirii sale.

În cazul în care se alege opțiunea de semnare digitală, formularul se întoarce la recepție cu toate datele necesare pentru întocmirea contractului și, odată completat, este trimis prin e-mail clientului (integrare cu DigitalSign). Clientul primește un e-mail pentru a deschide fișierul și apoi un mesaj cu codul necesar pentru a finaliza procesul de semnare a contractului.

Dacă este semnat, contractul ajunge la administratorul marinei, care semnează exact aceeași procedură.

După ce este semnat de ambele părți, contractul este pus la dispoziție pe Filedoc împreună cu versiunea finală.

Înregistrare

În momentul întocmirii contractului, un document de check-in este înregistrat automat și trimis prin e-mail clientului cu o zi înainte de data preconizată a sosirii, astfel încât clientul să se poată înregistra online prin intermediul formularului de check-in.

Check out

De asemenea, se înregistrează automat și un document de check-out, care, în acest caz, este trimis în aceeași zi clientului pentru ca acesta să poată face check-out online prin intermediul formularului

Câștiguri principale

  • Procesul de elaborare a Contractelor cu Clienții este complet dematerializat, rapid și agil,
  • Informațiile circulă în siguranță între părți, fără entropie,
  • Integritatea, trasabilitatea și auditabilitatea documentelor sunt garantate,
  • Reducerea erorilor rezultate din introducerea manuală,
  • Reducerea tipăririi de documente și a circulației hârtiei,
  • Satisfacția comandanților de nave cu serviciul Tróia Marina.

Broșura Filedoc

Descărcați broșura noastră pentru mai multe informații despre software-ul nostru.

Descărcați broșura

Solicitați o Demonstrație

Obțineți o demonstrație gratuită și începeți transformarea digitală a organizației dvs.

Solicitați o Demonstrație