El Océano Atlántico en la costa oeste de Europa está muy ocupado. La entrada al Mediterráneo por Gibraltar, la navegación hacia América (Norte y Sur) y África hacen de esta zona marítima un lugar muy concurrido, y a pesar de la existencia de muchos puertos deportivos su número nunca es suficiente para cubrir toda la demanda de amarres temporales o de larga duración, por lo que los patrones tienen un duro trabajo para encontrar un lugar de amarre conveniente en sus escalas.
¿Cómo ha conseguido TROIA MARINA, una de las más frecuentadas de esta costa, diferenciarse de forma innovadora y eficaz, facilitando la elección de quienes la buscan?
Como cliente del software Filedoc en la gestión de sus procesos, decidió implantar el módulo Filedoc Cloud Services, con el fin de permitir a los patrones ver fácilmente y a distancia en el mar, la disponibilidad de plazas en el puerto deportivo, hacer sus reservas y gestionar los trámites marítimos y legales antes de su llegada.
Situada en la línea que divide el Atlántico del estuario del río Sado, en una de las bahías más bellas del mundo -la de Setúbal-, la MARINA DE TROIA puede recibir hasta 180 embarcaciones.
Miguel comentó: «Por supuesto, yo y otros patrones que conozco agradecemos la iniciativa que nos llevará a parar aquí más a menudo».
CÓMO FUNCIONA EL PROCESO
Todo el proceso tiene lugar en el software Filedoc
Solicitud de reserva de amarres
El registro de la solicitud de reserva lo realiza el cliente a través del enlace disponible en la página web de TROIA MARINA.
En este registro (funcionalidad de formularios en línea) se proporciona un conjunto de campos obligatorios para que la recepción pueda comprobar si ese tipo de amarre está disponible para las fechas solicitadas.
La disponibilidad existente, Filedoc envía un correo electrónico al solicitante, señalando un nuevo formulario para proceder a la contratación.
En caso de no haber disponibilidad, Filedoc envía un correo electrónico informando de la no disponibilidad para las fechas indicadas y/o el tipo de embarcación, mencionando que se le inscribe en una lista de espera y que se le informará en cuanto sea posible amarrar.
La recepción de TROIA MARINA, siempre que dispone de un nuevo puesto de atraque, consulta la lista de espera y envía automáticamente un correo electrónico preguntando si se mantiene la solicitud.
Contrato con el cliente
Después de registrar el contrato, que se enviará al cliente a través de un formulario, el cliente puede decidir si quiere firmar el documento digitalmente, recibiéndolo de nuevo por correo electrónico, o si quiere firmarlo en persona en la Marina el día de su llegada.
Si se elige la opción de firmar digitalmente, el formulario vuelve a la recepción con todos los datos necesarios para la elaboración del contrato y, una vez completado, se envía por correo electrónico al cliente (integración con DigitalSign). El cliente recibe un correo electrónico para abrir el expediente y, a continuación, un mensaje con el código necesario para completar el proceso de firma del contrato.
Si se firma, el contrato pasa al administrador de la Marina, que firma exactamente el mismo procedimiento.
Una vez firmado por ambas partes, el contrato se pone a disposición en Filedoc con la versión final.
Registro de entrada
Cuando se establece un contrato, se registra automáticamente un documento de check-in y se envía por correo electrónico al cliente un día antes de la fecha de llegada prevista para que pueda hacer el check-in en línea a través del formulario de check-in.
Comprueba
También se registra automáticamente un documento de salida, pero en este caso sólo se envía el mismo día al cliente para que pueda realizar la salida online a través del formulario.
Principales beneficios
- Proceso de elaboración de Contratos de Clientes totalmente digitalizado, rápido y ágil,
- La información circula de forma segura entre las partes sin entropía,
- Garantía de integridad, trazabilidad y auditabilidad de los documentos,
- Reducción de los errores derivados de la introducción manual,
- Reducción de la impresión de documentos y de la circulación de papel,
- Satisfacción de los patrones con el servicio de Tróia Marina.