Cu un volum mare de facturi (peste 1.000 de facturi de la furnizori primite pe zi), Europ Assistance Portugal a decis să caute modalități de eficientizare și optimizare a întregului proces de gestionare și procesare a facturilor furnizorilor și clienților.
Europ Assistance este o companie lider în Portugalia pe piața de asistență, fiind prezentă pe piața portugheză din 1993 și având ca principali clienți unele dintre cele mai mari companii de asigurări la nivel național. La această poziție de lider contribuie nu numai calitatea și eficiența serviciilor oferite, ci și inovarea permanentă.
Europ Assistance (parte a Grupului Generali) este o referință importantă de peste 55 de ani și este lider mondial în domeniul asistenței și al asigurărilor de călătorie în Europa, America de Sud, Asia și Africa de Sud.
SOLUȚIA
Pentru a face față acestei provocări, compania a adoptat o soluție Filedoc cu scopul de a „dematerializa și automatiza întregul proces de gestionare a facturilor”, care are în vedere o integrare a proceselor/fluxurilor de lucru cu scanarea și captura automată a informațiilor (OCR), realizând o integrare totală cu diferitele ERP-uri preexistente.
Astfel, Europ Assistance a reușit să dematerializeze complet procesul de aprobare a facturilor, scanând peste 1.000 de facturi ale furnizorilor pe zi, cu ajutorul automatizării OCR, precum și clasificându-le și indexându-le automat pe baza unor reguli și câmpuri predefinite. Aprobările se fac fără hârtie, folosind automatizarea fluxurilor de lucru, cu certificate digitale și, desigur, cu reguli și alerte asociate.
Folosind Filedoc API, aplicația se integrează cu diversele softuri pe care le folosește compania: Sage, PIE, ERP.
Pe lângă rapoartele existente în aplicație, care permit controlul tuturor informațiilor, Europ Assistance a solicitat mai multe rapoarte adaptate la nevoile sale, pentru a avea toate informațiile pe care le înțelege ușor accesibile în orice moment.
Câteva detalii ale procesului implementat:
- Dematerializare – Aceasta se realizează prin colectarea și scanarea în masă a facturilor, aceasta din urmă fiind efectuată cu ajutorul OCR (Optical Character Recognition), care permite identificarea automată a datelor cheie ale documentelor (codurile de identificare a clientului și furnizorului, valorile și alte informații relevante). În cazul în care entitatea nu există încă, aceasta este creată automat, refuzând întotdeauna duplicarea entităților;
- Îndosariere – După procesul de dematerializare, urmează faza de îndosariere în dosare și pe metadate;
- Automatizarea întregului proces de gestionare a facturilor – Automatizarea procesului de gestionare a facturilor include validarea valorilor extrase și calcularea corectă a acestora. Fluxurile de lucru sunt, de asemenea, responsabile de gestionarea avizelor și a expedierilor și de aprobarea facturilor și a termenelor de plată, având reguli care depind, de exemplu, de tipul de furnizor sau de compania de asigurări în cauză;
- Integrare – Prin intermediul serviciilor web, documentele sunt încărcate automat în sistemele ERP și în diferitele sisteme de plată existente;
- Control – Pe lângă automatizarea fluxurilor de informații și avantajele inerente deja menționate, compania are acum la dispoziție instrumente importante care permit un control strict asupra termenelor de răspuns și de plată (număr de zile lucrătoare), asupra performanței angajaților/departamentelor și asupra posibilelor blocaje în fluxurile de informații legate de gestionarea facturilor.
Proiectul a atins pe deplin obiectivele stabilite de Europ Assistance și merită să subliniem satisfacția acesteia față de programul Filedoc și față de echipa de implementare.