A obtenção de estatísticas fiáveis e atempadas foi o leitmotiv do projeto, pois era muito difícil saber o número e tipologia das denúncias e crimes no País.
De facto, o Governo através da sua Ministra da Justiça tinha traçado um rumo de aumento da transparência da sua governabilidade, e de melhoria da eficiência dos seus serviços. Mas os dados requeridos estavam muito dispersos e não informatizados, só existiam em papel pelo que a colecta da informação requerida era morosa, algo difícil e por vezes pouco consistente.
Em boa hora os Consultores, que aconselhavam a Ministra, tinham o seu foco em soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema (digital-first thinking), e propuseram-lhe uma reformulação dos processos administrativos e digitalização da documentação envolvida, comprometendo-se a efectuar uma automatização fiável dos processos e a obter novos níveis de agilidade organizacional.
O projeto foi desenvolvido em colaboração com as Nações unidas no âmbito do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (United Nations Development Programme).
O objectivo foi de ter um local único para todas as denúncias e crimes, para que facilmente se tramitasse a informação e se acedesse ao histórico, bem como ter uma informação fiável e completa para a obtenção de estatísticas da criminalidade no País em tempo real.
Tendo sido seleccionado o software Filedoc, o projecto em si delineou um conjunto de escolhas nos seus processos organizacionais para a implementação de uma solução bem adaptada ao modelo de funcionamento dos serviços do Ministério.
Uma vez que o Filedoc permite também a tramitação dos processos, aprovações, respostas e todo o tipo de operações de workflow, foi implementada igualmente esta área, para agilizar a tramitação dos processos dentro das unidades mas também para outras organizações.
Estiveram envolvidas as várias forças de segurança do País, nomeadamente:
- Polícia Nacional
- Procuradoria Geral da República
- Polícia Judiciária
- Serviços Prisionais
Tendo sido efectuada formação presencial a todos os Superiores das forças de segurança.
O resultado excedeu as expectativas, na opinião dos Responsáveis do Ministério da Justiça, tendo sido obtidos os seguintes objectivos:
- Maior eficiência, produtividade e otimização dos recursos internos;
- Automatização de processos, garantindo que fossem cumpridas as diretrizes estabelecidas e permitindo uma maior agilidade na organização interna;
- Um maior controlo sobre a informação e o estado dos processos criminais em curso, com o consequente aumento da transparência das acções do Ministério;
- Uma obtenção em tempo real dos dados de controlos requeridos pela Ministra da Justiça, bem como uma diminuição dos erros humanos ocorridos;
- Facilidade na pesquisa de documentos e obtenção de outros reportes/relatórios;
- Uma satisfação dos colaboradores do Ministério, incluindo dos Agentes Policias, com a sua capacitação.