Como uno de los principales operadores de Servicios Integrados de Logística y Transporte, la empresa Santos & Vale maneja diariamente la información y la documentación resultante de más de 7500 entregas en el mercado ibérico, a través de una red de distribución de 500 vehículos y 1200 empleados repartidos en 19 plataformas operativas, información que la empresa debe procesar con rapidez y eficacia en el ejercicio de su actividad.
Para este nuevo proyecto, adoptó una solución de flujo de trabajo integrado con la captura de información de QRCODE y la integración con su ERP Primavera, con el fin de digitalizar y automatizar la gestión del proceso de aprobación de las facturas de los proveedores, incluyendo el tratamiento de los documentos financieros como las facturas y las notas de crédito y débito.
Los principales logros que pretendía alcanzar fueron definidos por la Administración:
- Mayor eficiencia, productividad y optimización de los recursos internos, liberándolos para tareas de mayor valor añadido y estratégico
- Automatización de los procesos, garantizando el cumplimiento de las directrices establecidas por la empresa y permitiendo una mayor agilidad en la organización interna de la actividad
- Aplicación de controles para reducir los errores humanos en la contabilización de los documentos financieros
- Facilidad en la búsqueda de documentos y en la obtención de informes/reportes, permitiendo también un mayor control sobre la información y el estado actual del proceso
El proyecto en sí mismo esbozaba un conjunto de opciones y modificaciones de sus procesos empresariales, un requisito previo para la implantación de una solución satisfactoria y bien adaptada a su modelo de negocio:
- Además de la identificación del proveedor a través de la información del NIF del emisor, se indexan automáticamente datos como la fecha, el ID único del documento y el valor total, a partir de la lectura del QRCODE que aparece en la factura en la emisión por el proveedor.
- En la contabilidad de los documentos, al elegir el artículo, los campos como la descripción, la cantidad y el precio unitario se rellenan automáticamente, según las asociaciones previamente identificadas y mapeadas.
- Mediante un mecanismo de Filedoc, se calcula la diferencia entre el valor total de las líneas de artículos contabilizadas y el valor total del documento, obtenido a partir del QRCODE, alertando al usuario de un posible error contable.
- La identificación de los campos a partir de la información del QRCODE, así como los automatismos existentes en la contabilización de los artículos y la contabilidad de los documentos financieros, reducen significativamente la asignación de tiempo del personal a estas tareas, liberándolo para realizar otras funciones.
Naturalmente, la obtención de sinergias con el software empresarial ERP Primavera instalado sería un valor añadido muy fuerte a implementar:
- El responsable del registro del documento tiene más de una opción para elegir en cuanto al flujo de trabajo, pudiendo optar por un flujo de aprobación y contabilización del documento manual o por la contabilización/integración directa en Primavera. De este modo, los documentos que no requieren aprobación se contabilizan automáticamente y se integran en Primavera.
- Cada vez que el flujo de aprobación avanza, el documento se actualiza y es posible identificar rápidamente en qué fase del flujo se encuentra el documento, en relación con: la devolución al proveedor, el envío del documento a la administración, la aprobación por parte de la administración, la contabilización del documento, la integración del documento en Primavera y el estado del pago. De este modo, de forma fácil y rápida, es posible buscar todos los documentos que están en espera en cada fase, es decir, los documentos ya contabilizados y aprobados pero pendientes de pago.
El resultado del proyecto en Santos & Vale se logró plenamente, con la plena satisfacción de su Dirección, y fue una contribución muy positiva a la eficiencia de su negocio.
La satisfacción de los empleados de Santos & Vale con la facilidad de uso del sistema resultó ser muy alta, a lo que también ha contribuido la posibilidad de que, a través de la implantación de un flujo de aprobación de facturas de proveedores y de los tiempos de respuesta asociados, sea posible ahora controlar los cuellos de botella en el proceso y los retrasos en el mismo, así como obtener información sobre el rendimiento de los empleados/departamentos.