UNITEL T+, que opera desde la ciudad de Praia, Cabo Verde, se caracteriza por su integración en un gran grupo empresarial, con una gestión con visión y objetivos muy exigentes que utiliza las mejores tecnologías y sistemas de información.
Habiendo definido como factores de éxito:
- Calidad y consistencia en la comunicación y calidad de los servicios.
- Innovación en el lanzamiento de nuevos productos y servicios.
- Liderazgo fomentando la confianza de sus clientes en UNITEL T+ como líder en tecnología, y en la satisfacción de sus clientes.
Eligió el software Filedoc para contribuir a la operacionalización de estas necesidades, para organizar mejor y proporcionar información de gestión adecuada.
A pesar de contar con un equipo administrativo dinámico, acostumbrado a trabajar en condiciones adversas y con experiencia previa en proyectos de similares características, una buena infraestructura de Redes y Comunicaciones y un equipo técnico con un alto nivel de conocimiento y capacidad técnica, el Consejo de UNITEL T+ tenía el reto de:
- Alta carga administrativa con tareas repetitivas y sin valor añadido – necesidad de aumentar el nivel de integración entre los componentes del Sistema de Información de Gestión;
- Dificultades del equipo administrativo y comercial para acceder a la información de forma sencilla y rápida;
- La existencia de un bajo nivel de integración entre los componentes del sistema de gestión y las aplicaciones externas
Y se decidió por un proyecto de «Solución de Gestión Documental Filedoc» con los siguientes objetivos
- Análisis de la situación existente, identificación de las prácticas y procedimientos de tratamiento de la información;
- Definición de una estrategia para optimizar todo el sistema de información teniendo en cuenta la nueva solución;
- Preparación de la organización para la implantación del nuevo sistema de gestión de documentos electrónicos, gestionando toda la información en un único repositorio;
- Desmaterializar el proceso de aprobación y gestión de las facturas de los proveedores;
- Garantizar la integridad, trazabilidad y auditabilidad de los documentos y sus procesos de circulación y aprobación;
- Automatizar los procesos empresariales y la circulación de documentos;
- Promover la integración del software de gestión de documentos con el software de gestión administrativa y financiera – EPR SAP.
El análisis permitió mapear 116 tipos de documentos, identificar los distintos campos dinámicos y se identificaron 8 tipos de procesos, habiéndose definido flujos de trabajo para:
- Aprobación de solicitudes de compra
- Aprobación de Requisición de Compra
- Aprobación de facturas y abonos
- Aprobación de Requisición de Fondos
- Aprobación de Requisiciones Internas
- Contratación
- Aprobación de la solicitación de viaje
- Aprobación de la modificación de la solicitación de viaje
- Sistema de gestión de la calidad – Solicitud de creación/revisión
- Sistema de gestión de la calidad – Solicitud de supresión
En el proyecto participaron 204 usuarios de los siguientes departamentos Marketing (Eventos), Técnico (Propuestas Técnicas, Comerciales, Financieras, Material), Planificación Estratégica, Calidad (Auditoría Interna y Externa) y Jurídico (Litigios).
La integración con el sistema SAP implicó los datos esenciales definidos de Proveedores (código, nombre, NIF) y Materiales (código, descripción, grupo de mercancías), siendo los datos recibidos mapeados en una fuente de datos Filedoc, con campos dinámicos.
El proyecto cumplió plenamente los objetivos definidos, y permitió organizar la información de forma sencilla, flexible y eficiente, con la integración de los diferentes módulos:
- Permitió evitar la duplicación de tareas y evitar errores;
- Permitió realizar búsquedas mediante el uso de los atributos del documento o del contenido;
- Permitió la gestión del contenido de los documentos y sus mecanismos de aprobación;
- Garantizaba la seguridad de la información y el control total del acceso a la misma;
- Permitió la disponibilidad de información de gestión operativa y estratégica, oportuna y fiable y flexible para apoyar la toma de decisiones;
- Permitió el análisis periódico enfocado a la optimización de la gestión de los distintos departamentos.
Como apreciación final, la contribución del software Filedoc se verificó en:
- Aumento de la eficiencia, productividad y optimización de los recursos internos;
- Automatización de los procesos, permitiendo una mayor agilidad en su organización interna;
- Mayor control de la información, con la garantía de integridad, trazabilidad y auditabilidad de los documentos y de sus procesos de circulación y aprobación;
- Facilidad en la búsqueda de documentos y en la obtención de otros informes/reportes;
- Satisfacción de la dirección y de los empleados de UNITEL T+ con su formación y del conocimiento existente en la organización.