A UNITEL T+, a operar a partir da cidade da Praia, Cabo Verde, é conhecida pela sua integração num grupo empresarial com dimensão e necessidades de gestão muito exigentes, com visão ao nível da gestão e dos sistemas de informação.
Tendo definido como factores de sucesso:
- Qualidade e coerência na comunicação e qualidade dos serviços.
- Inovação no lançamento de novos produtos e servições.
- Liderança fomentando a confiança dos seus clientes da UNITEL T+ como líder em tecnologia, na satisfação dos seus clientes.
Escolheu o software Filedoc para dar um contributo para a operacionalização destas necessidades, para o fornecimento de informação de gestão adequada e para uma melhor organização da informação.
Tendo identificado que, apesar de ter uma Equipa administrativa dinâmica, habituada a trabalhar em condições adversas e com experiência anterior em projectos de características semelhantes, uma boa infra-estrutura de Rede e Comunicações e uma Equipa técnica com um elevado nível de conhecimentos e capacidade técnica, a Direcção da UNITEL T+ tinha o desafio de:
- Uma elevada carga administrativa com tarefas repetitivas e sem valor acrescentado – necessidade de incrementar o nível de integração entre os diferentes componentes do Sistema de Informação de Gestão;
- Dificuldades da equipa administrativa e comercial no acesso à informação de forma simples e rápida;
- A existência de um baixo nível de integração entre os componentes do sistema de gestão e as aplicações externas ao mesmo
Entendeu assim definir um projecto de “Solução para Gestão Documental Filedoc” com os seguintes objectivos:
- Analise da situação existente, identificação de práticas e procedimentos de manuseamento da informação.
- Definição de uma estratégia para otimização de todo o sistema de informação considerando a nova solução.
- Preparação da organização para a implementação do novo sistema electrónico de gestão de documentos, com gestão de toda a informação num repositório único;
- Desmaterializar o processo de aprovação e gestão de faturas de fornecedores;
- Garantir a integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos documentos e dos seus processos de circulação e aprovação;
- Automatizar processos de negócio e de circulação de documentos;
- Promover a integração do software de gestão de gestão administrativa e financeira – EPR SAP.
A analise efetuada permitiu mapear 116 tipos de documento, identificar os diversos campos dinâmicos e foram identificados 8 tipos de processos, tendo sido definidos workflows para:
- Aprovação da Requisição de Compra
- Autorização do Pedido de Compra
- Aprovação de Fatura – Nota da Crédito
- Aprovação de Requisição de Fundo
- Aprovação Requisição Interna
- Contratação
- Aprovação do Boletim de Viagem
- Aprovação de Alteração do Boletim de Viagem
- Sistema Gestão Qualidade – Pedido de Criação/ Revisão
- Sistema Gestão Qualidade – Pedido de Eliminação
O projecto envolveu 204 utilizadores dos departamentos de Marketing (Eventos), Técnico (Propostas Técnica, Comercial, Financeiras, Materiais), Planeamento Estratégico, Qualidade (Auditoria interna e externa) e Jurídico (Contencioso)
A integração com o sistema SAP envolveu os dados essenciais definidos de Fornecedores (código, nome, Nif) e Materiais (código, descrição, grupo de mercadorias), sendo os dados recebidos mapeados numa fonte de dados Filedoc, com campos dinâmicos.
O projecto cumpriu totalmente os objectivos definidos, e ao ter permitido organizar a informação de uma forma simples, flexível e eficiente, com a integração dos diferentes módulos:
- Permitiu evitar a duplicação de tarefas e evitar erros;
- Permitiu a realização de pesquisas através da utilização dos atributos dos documentos ou do seu conteúdo;
- Permitiu a gestão do conteúdo dos documentos e dos seus mecanismos de aprovação;
- Garantiu a segurança da informação e o total controlo do seu acesso;
- Potenciou a disponibilização de informação de gestão, operacional e estratégica, atempada, fiável e flexível para suporte à tomada de decisão;
- Permitiu a obtenção de análises que permitem a otimização da gestão dos vários departamentos
Como apreciação final, a contribuição do software Filedoc verificou-se numa:
- Maior eficiência, produtividade e otimização dos recursos internos
- Automatização de processos e permitindo uma maior agilidade na sua organização interna
- Um maior controlo sobre a informação, com a garantia da integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos documentos e dos seus processos de circulação e aprovação
- Facilidade na pesquisa de documentos e obtenção de outros reportes/relatórios
- Uma satisfação da Direcção e dos colaboradores da UNITEL T+ com a sua capacitação e a potenciação do conhecimento existente na organização