UNITEL T+

Num mercado extremamente dinâmico e competitivo, os operadores de telecomunicações necessitam de utilizar os mais recentes avanços tecnológicos e maximizar os seus processos de negócio de forma inovadora, sustentável e socialmente responsável.

A UNITEL T+, a operar a partir da cidade da Praia, Cabo Verde, é conhecida pela sua integração num grupo empresarial com dimensão e necessidades de gestão muito exigentes, com visão ao nível da gestão e dos sistemas de informação.

Tendo definido como factores de sucesso:

  • Qualidade e coerência na comunicação e qualidade dos serviços.
  • Inovação no lançamento de novos produtos e servições.
  • Liderança fomentando a confiança dos seus clientes da UNITEL T+ como líder em tecnologia, na satisfação dos seus clientes.

Escolheu o software Filedoc para dar um contributo para a operacionalização destas necessidades, para o fornecimento de informação de gestão adequada e para uma melhor organização da informação.

Tendo identificado que, apesar de ter uma Equipa administrativa dinâmica, habituada a trabalhar em condições adversas e com experiência anterior em projectos de características semelhantes, uma boa infra-estrutura de Rede e Comunicações e uma Equipa técnica com um elevado nível de conhecimentos e capacidade técnica, a Direcção da UNITEL T+ tinha o desafio de:

  • Uma elevada carga administrativa com tarefas repetitivas e sem valor acrescentado – necessidade de incrementar o nível de integração entre os diferentes componentes do Sistema de Informação de Gestão;
  • Dificuldades da equipa administrativa e comercial no acesso à informação de forma simples e rápida;
  • A existência de um baixo nível de integração entre os componentes do sistema de gestão e as aplicações externas ao mesmo

Entendeu assim definir um projecto de “Solução para Gestão Documental Filedoc” com os seguintes objectivos:

  • Analise da situação existente, identificação de práticas e procedimentos de manuseamento da informação.
  • Definição de uma estratégia para otimização de todo o sistema de informação considerando a nova solução.
  • Preparação da organização para a implementação do novo sistema electrónico de gestão de documentos, com gestão de toda a informação num repositório único;
  • Desmaterializar o processo de aprovação e gestão de faturas de fornecedores;
  • Garantir a integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos documentos e dos seus processos de circulação e aprovação;
  • Automatizar processos de negócio e de circulação de documentos;
  • Promover a integração do software de gestão de gestão administrativa e financeira – EPR SAP.

A analise efetuada permitiu mapear 116 tipos de documento, identificar os diversos campos dinâmicos e foram identificados 8 tipos de processos, tendo sido definidos workflows para:

  • Aprovação da Requisição de Compra
  • Autorização do Pedido de Compra
  • Aprovação de Fatura – Nota da Crédito
  • Aprovação de Requisição de Fundo
  • Aprovação Requisição Interna
  • Contratação
  • Aprovação do Boletim de Viagem
  • Aprovação de Alteração do Boletim de Viagem
  • Sistema Gestão Qualidade – Pedido de Criação/ Revisão
  • Sistema Gestão Qualidade – Pedido de Eliminação

O projecto envolveu 204 utilizadores dos departamentos de Marketing (Eventos), Técnico (Propostas Técnica, Comercial, Financeiras, Materiais), Planeamento Estratégico, Qualidade (Auditoria interna e externa) e Jurídico (Contencioso)

A integração com o sistema SAP envolveu os dados essenciais definidos de Fornecedores (código, nome, Nif) e Materiais (código, descrição, grupo de mercadorias), sendo os dados recebidos mapeados numa fonte de dados Filedoc, com campos dinâmicos.

O projecto cumpriu totalmente os objectivos definidos, e ao ter permitido organizar a informação de uma forma simples, flexível e eficiente, com a integração dos diferentes módulos:

  • Permitiu evitar a duplicação de tarefas e evitar erros;
  • Permitiu a realização de pesquisas através da utilização dos atributos dos documentos ou do seu conteúdo;
  • Permitiu a gestão do conteúdo dos documentos e dos seus mecanismos de aprovação;
  • Garantiu a segurança da informação e o total controlo do seu acesso;
  • Potenciou a disponibilização de informação de gestão, operacional e estratégica, atempada, fiável e flexível para suporte à tomada de decisão;
  • Permitiu a obtenção de análises que permitem a otimização da gestão dos vários departamentos

Como apreciação final, a contribuição do software Filedoc verificou-se numa:

  • Maior eficiência, produtividade e otimização dos recursos internos
  • Automatização de processos e permitindo uma maior agilidade na sua organização interna
  • Um maior controlo sobre a informação, com a garantia da integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos documentos e dos seus processos de circulação e aprovação
  • Facilidade na pesquisa de documentos e obtenção de outros reportes/relatórios
  • Uma satisfação da Direcção e dos colaboradores da UNITEL T+ com a sua capacitação e a potenciação do conhecimento existente na organização

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