Claranet es una gran multinacional que presta servicios informáticos de alta calidad a 10.000 empresas a través de 24 oficinas regionales en Europa, Estados Unidos y Brasil, con gestión de servicios, servicios profesionales y formación en hosting integrado, plataforma Cloud, ciberseguridad, soluciones de networking y comunicaciones, todo ello con soporte 24×7.
Desde la administración pública hasta el sector financiero, pasando por la sanidad y la industria, ha desarrollado relaciones sólidas y duraderas basadas en la confianza, combinando conocimientos técnicos, espíritu pionero, experiencia y tecnología para impulsar el negocio de sus clientes.
Su nueva plataforma en la nube Claranet, más avanzada, flexible y rentable, que permite adaptar la infraestructura tecnológica de sus clientes y aumentar su eficiencia, ha impulsado fuertemente su crecimiento.
Es en este contexto que Claranet propuso a Filedoc Software el proyecto «Digitalización de procesos Claranet» partiendo del reto de gestionar de forma desmaterializada y más eficiente algunos de sus procesos de negocio.
En el análisis conjunto realizado se identificaron los procesos de Gestión de Contratos de Proveedores y Gestión de Facturas con proveedores.
Gestión de contratos con proveedores
En la gestión de contratos con proveedores, se pretendía agilizar el proceso de firma, tanto por parte de los empleados internos como de los proveedores o entidades externas, mediante el uso de una herramienta.
El proceso de digitalización de los contratos de los proveedores comienza en el Filedoc con la cumplimentación de un formulario en el que se rellenan una serie de campos.
Una vez identificado el modelo de contrato que se va a utilizar, se crea el registro del contrato, se le asigna un número y se rellena automáticamente un conjunto de campos, generando una versión «borrador» para que pueda ser revisada y aprobada.
Se garantiza así la estandarización del procedimiento a través de la introducción de reglas en la cumplimentación de la información por parte de algunos departamentos de Claranet que intervienen.
El uso de un flujo de trabajo permite gestionar el proceso de revisión y validación del contrato por parte de las distintas partes implicadas, así como garantizar la firma digital tanto interna como externa del proveedor, asegurando el cumplimiento de las normas definidas.
El proceso de firma del contrato por parte del proveedor se realiza mediante el envío por parte de Filedoc de un correo electrónico con un enlace para que pueda firmar el contrato con un certificado digital mediante el uso del Portal Filedoc, optimizando así el proceso frente al método tradicional en papel.
Por último, se garantiza el correcto archivo digital de los contratos firmados, así como el control del acceso a la información.
Este nuevo enfoque garantiza la integridad, la trazabilidad y la auditabilidad de los documentos que intervienen en el proceso.
Facturas de proveedores
Con la digitalización de este proceso, Claranet pretendía reducir el esfuerzo manual de introducir las facturas de los proveedores en el ERP y la cantidad de errores humanos.
También se introdujo la posibilidad de que toda la aprobación de la factura se haga de forma desmaterializada y según un conjunto de normas y aprobadores, agilizando el proceso de validación.
Una vez recibidas, las facturas se escanean y se indexan mediante la tecnología OCR (lectura óptica de caracteres). Esta tecnología permite la captura automática de la información necesaria para la introducción automática de las facturas en el ERP, es decir, el proveedor, el número de factura, los códigos y la caracterización del artículo línea por línea, los importes, el código de pedido y las fechas.
Después de crear el registro con la información para la indexación de la factura, se realiza un conjunto de validaciones de la información, es decir, el cruce con la información disponible en la orden de compra registrada en el ERP. Si no hay errores, la factura se contabiliza automáticamente sin la interacción del operario, liberándolo para otras tareas. Si no hay un control cruzado total, los errores de validación detectados se presentan al operador con la posibilidad de corregirlos y modificarlos. En cualquier caso, es posible acceder rápidamente a los datos de la orden de pedido registrados en el ERP.
La factura, una vez contabilizada, también puede ser consultada desde el ERP de forma rápida e inmediata.
Principales beneficios
El proyecto «Digitalización de los procesos de Claranet» se consideró un éxito con la plena consecución de sus objetivos, habiéndose obtenido los siguientes logros :
- Reducción de los errores derivados de la introducción manual
- Reducción de la impresión de documentos y de la circulación de papel
- Automatización del proceso, utilizando la información extraída de los documentos para su integración en el ERP
- Proceso de aprobación rápido y ágil totalmente desmaterializado
- Información en tiempo real
- Optimización del tiempo de los empleados mediante validaciones automáticas del flujo de trabajo
- Garantía de integridad, trazabilidad y auditabilidad de los documentos.