Desmaterialização do processo de faturas de fornecedores

Contas a Receber

A área comercial e financeira beneficia igualmente de processos mais rápidos e integrados.

Melhorias trazidas pelo Filedoc

Acelere a cobrança de faturas ligando documentos relacionados ao processo de encomenda, para criar e processar faturas mais rapidamente e acompanhar os pagamentos.

✔ Aceleração da emissão e cobrança

• Ligação direta dos documentos do ciclo de encomenda (pedido → entrega → faturação).
• Consulta imediata do histórico da relação comercial.
• Base documental completa para a criação da fatura no ERP.

✔ Workflows de validação comercial

Antes de faturar:

• validação de condições comerciais,
• confirmação de entregas,
• aprovação de descontos e campanhas.

✔ Acompanhamento de pagamentos

Todos os documentos associados a uma cobrança ficam agregados:

• faturas
• recibos,
• notas de débito/crédito,
• emails trocados com o cliente,
• comprovativos,
• acordos de pagamento.

Auditorias Financeiras

Registo completo, centralizado e seguro

Toda a informação necessária a auditorias internas, externas ou de entidades reguladoras está organizada e facilmente acessível:

• faturas
• ordens de compra,
• notas de receção,
• contratos,
• emails,
• comprovativos,
• anexos contabilísticos.

Os auditores podem consultar a informação sem atrasos, com controlo de acessos e rastreabilidade total.

Conformidade e rastreabilidade

O Filedoc assegura:

• rastreabilidade completa das operações,
• histórico de versões,
• logs de auditoria,
• conformidade com RGPD,
• políticas de retenção e arquivo documental,
• suporte ao DL 28/2019.

Integração com ERP

A integração com ERP é um dos elementos mais críticos do processo e é precisamente onde o Filedoc se distingue pela robustez e flexibilidade.

Como funciona a integração

O Filedoc comunica com o ERP de forma bidirecional, garantindo que ambos os sistemas têm dados consistentes e sincronizados.
Esta integração elimina duplicação de trabalho, reduz erros e acelera o fecho mensal.

✔ Envio automático dos dados contabilísticos

Após validação e aprovação no Filedoc, são enviados para o ERP:

• fornecedor,
• número e data da fatura,
• valor total, base e IVA,
• centros de custo,
• referência da ordem de compra,
• códigos contabilísticos,
• informação obrigatória para arquivo digital certificado.

✔ Criação automática do documento no ERP

A fatura é criada automaticamente no módulo financeiro, ficando disponível para:

• lançamento contabilístico,
• reconciliação,
• pagamentos.

✔ Escrita e leitura de informação

Dependendo do ERP:

• o Filedoc lê dados de fornecedores, centros de custo e ordens de compra;
• o ERP recebe dados extraídos do Filedoc;
• ambos mantêm consistência automática.

✔ Associação de documentos ao lançamento contabilístico

Ao consultar um documento no ERP (por exemplo, uma fatura lançada), é possível abrir imediatamente a imagem da fatura e todos os metadados registados no Filedoc.

✔ Suporte a múltiplos sistemas

O Filedoc integra com:

• Primavera
• SAP
• PHC
• Sage
• Microsoft Dynamics
• e qualquer ERP com API ou base de dados acessível.

✔ Redução massiva do trabalho manual

A integração elimina tarefas como:

• introdução manual de dados,
• conferência manual entre sistemas,
• procura de documentos para anexar,
• validação dispersa.

✔ Fecho mensal mais rápido

Com tudo digitalizado, validado e integrado, o fecho mensal passa a ser previsível, rápido e com muito menos esforço.