Preguntas frecuentes sobre Filedoc

Filedoc es un software de gestión documental, gestión de correos electrónicos y automatización de procesos que centraliza la información, los documentos y los workflows en una plataforma segura. Permite capturar, indexar, buscar, proteger y gestionar documentos de entrada, salida e internos, incluidos correos electrónicos y sus archivos adjuntos. La solución ayuda a las organizaciones a reducir el uso del papel, controlar los accesos, estandarizar procedimientos, gestionar tareas pendientes y mantener un historial completo de las acciones realizadas. Puede utilizarse desde un ordenador, una tableta o un smartphone, facilitando el trabajo de equipos presenciales, distribuidos o en movilidad.

Filedoc está diseñado para organizaciones que gestionan un volumen significativo de documentos, correos electrónicos, aprobaciones y procesos, desde pymes hasta grandes empresas, grupos empresariales y entidades públicas. Resulta especialmente útil cuando existe la necesidad de reducir el uso del papel, controlar los accesos, automatizar workflows, integrar sistemas ERP o CRM y garantizar la trazabilidad de la información. Puede adaptarse a áreas como finanzas, recursos humanos, compras, departamento jurídico, calidad, servicios, sanidad, educación, construcción, logística y administración pública, mediante una configuración ajustada a las necesidades específicas de cada organización.

Sí. Filedoc permite asociar los documentos a políticas de conservación, fases del archivo, responsables y su destino final. Cuando un documento alcanza un plazo o una fase determinada, el sistema puede gestionar notificaciones, cambios de fase, destrucción segura o conservación permanente, de acuerdo con las reglas configuradas. Esta funcionalidad es fundamental para el cumplimiento normativo, la reducción de riesgos, el control del archivo y la eliminación trazable de la información obsoleta.

Sí. Filedoc puede integrar la firma electrónica dentro de los flujos de aprobación, de acuerdo con los proveedores de servicios, los certificados y los requisitos legales aplicables.

Sí. Filedoc puede integrarse con Active Directory y admitir autenticación centralizada, incluido Single Sign-On (SSO), cuando se configura en el entorno del cliente.

Sí. Filedoc permite configurar permisos detallados por usuario, perfil, grupo, departamento, tipo documental o proceso.

Sí. Filedoc facilita las auditorías y el cumplimiento normativo al centralizar la información, controlar los accesos, registrar las acciones realizadas y agilizar la búsqueda de documentos y evidencias.

La digitalización transforma los documentos en papel en registros electrónicos clasificados, indexados y listos para incorporarse a un workflow o archivarse digitalmente.

Sí. Filedoc permite utilizar plantillas y modelos para crear documentos homogéneos, reducir errores y agilizar la generación de documentación.

Sí. Filedoc permite conservar el historial de versiones, consultar los cambios realizados, recuperar versiones anteriores y auditar las actualizaciones de los documentos.

Filedoc permite registrar documentos digitales, documentos digitalizados, correos electrónicos, archivos adjuntos, formularios, facturas, contratos y procesos documentales.

Sí. Filedoc combina la búsqueda mediante campos estructurados y metadatos con la búsqueda por el contenido textual indexado de los documentos.

Sí. Filedoc puede utilizarse desde un ordenador, una tableta o un smartphone para consultar documentos, responder a tareas y realizar el seguimiento de procesos.

El Portal Filedoc permite recibir solicitudes, documentos e información de usuarios externos, conectando esas entradas con los workflows internos de la organización.

Sí. Filedoc puede proporcionar informes sobre documentos, workflows, tareas, volúmenes, plazos e indicadores operativos.

Sí. Filedoc puede proporcionar informes sobre documentos, workflows, tareas, volúmenes, plazos e indicadores operativos.

Sí. Filedoc permite gestionar grupos empresariales con varias sociedades, centralizando procesos y manteniendo la separación por entidad, reglas de negocio y permisos de acceso.

Sí. Filedoc incluye funcionalidades para la gestión de reuniones, actas, acuerdos, anexos, aprobaciones y distribución de decisiones.

Filedoc puede utilizar códigos QR y códigos de barras para identificar, separar, clasificar y asociar documentos con registros y procesos

Sí. Gracias a sus capacidades de inteligencia artificial, Filedoc permite realizar búsquedas mediante preguntas o expresiones en lenguaje natural, complementando la búsqueda tradicional basada en filtros y metadatos.

Cogniffy es el componente de inteligencia artificial asociado a Filedoc, utilizado para la búsqueda, clasificación de documentos, extracción de datos y apoyo a los procesos documentales.

La arquitectura depende de cada proyecto. Los datos pueden permanecer en los sistemas del cliente, con componentes implementados en entornos on-premises, nube privada o arquitecturas híbridas.

La implementación comienza con el análisis y la definición de los procesos, los tipos documentales, los usuarios, los permisos, las integraciones y los objetivos del proyecto. Posteriormente se configuran la solución, los workflows y las reglas de negocio, seguidos de las pruebas, la validación y la formación de los usuarios.

Sí. Filedoc puede implementarse en una nube privada o en un entorno on-premises, según los requisitos de seguridad, infraestructura y gobernanza de datos de cada organización.

Sí. Filedoc permite utilizar formularios electrónicos para recopilar datos estructurados e iniciar workflows internos o externos.

Sí. Filedoc permite registrar correos electrónicos y sus archivos adjuntos como documentos, asociándolos a procesos, entidades o workflows.

Filedoc permite capturar, clasificar y extraer datos de las facturas, encaminándolas posteriormente para su validación, aprobación e integración con el ERP.

La gestión de tareas pendientes centraliza todas las acciones que requieren la intervención del usuario, como aprobaciones, validaciones, tareas, alertas y procesos en curso.

Sí. Los workflows pueden configurarse con reglas, responsables, plazos, alertas, prioridades y condiciones de encaminamiento.

El retorno de la inversión (ROI) en gestión documental puede calcularse comparando los costes actuales con los beneficios esperados en términos de ahorro de tiempo, reducción del uso de papel, eliminación del archivo físico, disminución del retrabajo, menos errores, reducción de retrasos, auditorías más eficientes y mayor productividad. También deben considerarse beneficios menos tangibles, como una mayor seguridad, trazabilidad, continuidad operativa, mejor experiencia del cliente y reducción del riesgo. El cálculo del ROI debe contemplar tanto la productividad como la reducción del riesgo, la gestión del archivo, las auditorías y la calidad del servicio.

Para iniciar un proyecto de gestión documental, conviene seleccionar procesos con un impacto claro, identificar los documentos y los responsables, definir los tipos documentales y los metadatos, planificar las integraciones necesarias e implantar un proyecto piloto con usuarios reales. Es preferible comenzar por un proceso crítico y medible, como la gestión de facturas, contratos o recursos humanos, en lugar de intentar digitalizar toda la organización al mismo tiempo. Lo recomendable es empezar por casos de uso con una necesidad evidente y un impacto fácilmente medible.

Para elegir un software de gestión documental es importante evaluar los procesos prioritarios, el volumen y los tipos de documentos, las necesidades de búsqueda, los permisos, los workflows, las integraciones, la movilidad, la seguridad, el cumplimiento normativo, la escalabilidad y la facilidad de adopción por parte de los usuarios. La mejor solución no es únicamente la que almacena documentos, sino la que mejora los procesos reales y se adapta a la operativa de la organización. La comparación también debe tener en cuenta la usabilidad, las posibilidades de configuración, el soporte y la escalabilidad.

El tiempo de implementación depende del número de procesos, las integraciones, los tipos documentales, el número de usuarios, la migración de datos y los requisitos de seguridad. Un proyecto piloto centrado en un caso de uso concreto puede desplegarse mucho más rápido que una implantación corporativa completa. La mejor estrategia consiste en definir fases, comenzar por los procesos prioritarios y medir los resultados antes de ampliar el alcance del proyecto. El plazo final dependerá del alcance, las integraciones, el volumen documental y la madurez de los procesos.

Un sistema de gestión documental debe incluir un repositorio central, gestión de metadatos, búsqueda por contenido y atributos, OCR, control de accesos, control de versiones, workflows, gestión de tareas pendientes, auditoría, políticas de conservación, integración con el correo electrónico y el ERP, acceso en movilidad, informes y, cuando sea necesario, procesamiento inteligente de documentos mediante inteligencia artificial. La prioridad de las funcionalidades debe responder a los casos de uso más importantes de la organización y no limitarse a una lista genérica de características.