Główne funkcjonalności
Filedoc to platforma do zarządzania dokumentami i automatyzacji procesów, która umożliwia przechwytywanie, indeksowanie, przetwarzanie i wykorzystywanie informacji w całej organizacji. Dzięki niej zespoły pracują szybciej i efektywniej, przepływy pracy są zdigitalizowane i zautomatyzowane, a dane są w pełni chronione i uporządkowane w bezpiecznym, scentralizowanym archiwum.
Archiwizuj i uzyskuj dostęp do wszystkich informacji firmy w jednym miejscu – niezależnie od formatu, źródła czy wolumenu dokumentów – z możliwością szybkiego wyszukiwania, kontrolowanego udostępniania i zgodności z przepisami, takimi jak RODO.
Przechwytywanie i klasyfikacja informacji
Połącz Filedoc z Outlookiem. Rejestruj i archiwizuj bezpiecznie wiadomości e-mail przychodzące i wychodzące, automatycznie uruchamiając nowe workflowy.
Nie musisz opuszczać Outlooka, aby zarejestrować wiadomość – wszystkie funkcje są dostępne bezpośrednio w aplikacji.
E-maile są zapisywane w oryginalnym formacie, łącznie z załącznikami.
Klasyfikacja dokumentów to proces przypisywania ich do odpowiednich kategorii w celu ułatwienia zarządzania i analizy.
Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) wykorzystuje techniki sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (Machine Learning) do automatycznego przetwarzania i indeksowania dokumentów ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych, umożliwiając technologii „czytanie” i analizowanie treści w sposób zbliżony do ludzkiego.
Jeśli chcesz zarządzać informacjami wielu firm w ramach jednej grupy w jednym repozytorium, funkcja Multi-Company pozwala na centralne i zintegrowane zarządzanie dokumentami i procesami.
Podłącz Filedoc do dowolnego skanera, aby digitalizować dokumenty papierowe. Filedoc umożliwia skanowanie pojedynczych dokumentów lub całych partii, wykorzystując kody kreskowe jako separatory dokumentów.
Pola klasyfikacji mogą być w pełni dostosowane w zależności od typu dokumentu lub formularza.
Cogniffy to platforma AI, która przekształca dane w wiedzę gotową do wykorzystania w procesach decyzyjnych.
Łącząc zaawansowane technologie i modele sztucznej inteligencji, analizuje duże zbiory danych ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych, umożliwiając szybsze i bardziej świadome decyzje.
Filedoc zapisuje razem z każdym dokumentem metadane — czyli dodatkowe informacje, takie jak data, nadawca, odbiorca, typ dokumentu czy numer referencyjny.
Ponadto cała zawartość dokumentu jest konwertowana na tekst możliwy do wyszukania.
W praktyce oznacza to, że można szybko znaleźć dowolny dokument, wyszukując według jego treści, pól dodatkowych lub obu jednocześnie.
Filedoc umożliwia szybkie i elastyczne tworzenie formularzy bez potrzeby programowania.
Formularze te upraszczają, ulepszają i przyspieszają gromadzenie danych, zapewniając, że informacje są dokładne, ustrukturyzowane i łatwe do wykorzystania w procesach automatycznych.
W Filedoc dostępne są dwa typy formularzy:
- Formularze wewnętrzne – używane przez pracowników do składania wniosków lub przekazywania informacji wewnątrz organizacji (np. zapotrzebowanie na materiały, rozliczenie wydatków, usprawiedliwienie nieobecności).
- Formularze zewnętrzne – udostępniane w portalu instytucjonalnym do interakcji z klientami, dostawcami lub obywatelami (np. aplikacje, przesyłanie dokumentów, wnioski o kontakt).
Filedoc rozpoznaje różne rodzaje kodów kreskowych, odczytuje informacje i wykorzystuje je do indeksowania dokumentów. Kod QR, który stał się obowiązkowy na fakturach, umożliwia automatyczną klasyfikację tych dokumentów w Filedoc.
Dzięki funkcji Drag and Drop wystarczy przeciągnąć pliki z folderu Windows do Filedoc, aby dane zostały natychmiast przechwycone i zabezpieczone.
Ta funkcjonalność pozwala na:
- Rejestrowanie nowych dokumentów w centralnym repozytorium.
- Tworzenie nowych wersji już istniejących dokumentów, z zachowaniem historii i pełnej śledzalności.
- Bezpieczne udostępnianie dokumentów innym użytkownikom.
- Automatyczne uruchamianie workflow (np. zatwierdzanie faktur, przegląd umów).
Używaj cyfrowych pieczęci na dokumencie lub dodawaj notatki bez zmiany oryginału. Możesz również wydrukować na papierze unikalny numer, który Filedoc przypisuje każdemu dokumentowi.
As Templates Office são geralmente disponibilizadas no Filedoc garantindo assim a normalização das mesmas. Através do conceito de marcadores do Word, o Filedoc preenche automaticamente os campos dentro da Template.
Zarządzanie dokumentami i workflow
Dzięki Filedoc możesz kontrolować i optymalizować procesy w swojej organizacji, tworząc workflowy do automatyzacji zadań w prostym i intuicyjnym interfejsie – bez potrzeby programowania.
Przepływy pracy definiują etapy, osoby odpowiedzialne i reguły biznesowe, zapewniając, że każde zadanie zostanie ukończone na czas i poprawnie. Wszystko jest monitorowane w czasie rzeczywistym, z pełną historią dla zapewnienia śledzenia, zgodności i wyższej produktywności.
Zarządzaj wszystkimi zadaniami w organizacji — od prostych powiadomień i zatwierdzeń po złożone procesy wieloetapowe.
Filedoc umożliwia przypisywanie odpowiedzialności, śledzenie postępu w czasie rzeczywistym i zapewnienie, że każde zadanie jest wykonane terminowo i zgodnie z procedurą, przy zachowaniu pełnej historii i śledzalności działań.
Zdefiniuj dokładnie, co ma się wydarzyć na każdym etapie workflow, gdy pojawią się szczególne sytuacje lub wyjątki.
Reguły mogą być konfigurowane w oparciu o pola niestandardowe, co pozwala dostosować zachowanie procesu do każdego scenariusza i zapewnia pełną elastyczność w kontroli oraz zarządzaniu przepływami pracy.
Ustalaj daty i terminy realizacji zadań, zatwierdzania dokumentów lub odnowień (np. umów), aby mieć pewność, że nic nie zostanie pominięte, a wszystkie procesy zakończą się w ustalonym czasie.
Wyświetlaj w czasie rzeczywistym wszystkie etapy procesu, identyfikując te zakończone i te, które pozostają w toku, aby móc szybko interweniować, gdy jest to konieczne.
Szablony Office są dostępne w Filedoc, aby zapewnić spójność i standaryzację wszystkich dokumentów tworzonych w organizacji — takich jak umowy, oferty, listy czy raporty.
Dzięki znacznikom Microsoft Word, Filedoc automatycznie wypełnia pola w szablonie danymi z systemu lub z innych integracji (ERP, CRM).
Pozwala to generować kompletne i spójne dokumenty w kilka sekund, eliminując błędy pisowni, skracając czas produkcji i gwarantując zgodność wizualną oraz merytoryczną wszystkich dokumentów.
Filedoc automatycznie tworzy i zapisuje nowe wersje dokumentu przy każdej zmianie, zachowując całą historię w sposób uporządkowany i możliwy do audytu.
Każda wersja jest powiązana z informacjami o dacie, autorze i przyczynie modyfikacji, co pozwala porównywać poprzednie wersje, odzyskiwać starsze treści i zapewniać pełną śledzalność.
Filedoc umożliwia szczegółowe i spersonalizowane określenie, kto ma dostęp do każdego dokumentu lub pola, i jakie działania może wykonywać.
Można konfigurować uprawnienia do przeglądania, edycji, eksportu, modyfikacji lub usuwania treści, zapewniając, że każdy pracownik ma tylko taki poziom dostępu, jaki jest niezbędny do jego roli.
Reguły te mogą być stosowane w oparciu o profile, grupy, działy lub nawet pojedyncze dokumenty, gwarantując ochronę wrażliwych informacji i zgodność z normami bezpieczeństwa oraz przepisami, takimi jak RODO.
Ponadto wszystkie działania są rejestrowane w historii systemu, umożliwiając audyty i pełną śledzalność.
Filedoc integruje się z dowolnym dostawcą kwalifikowanych certyfikatów cyfrowych, umożliwiając podpisywanie elektroniczne dokumentów (umów, ofert, protokołów, faktur) z pełną mocą prawną.
Podpis można złożyć bezpośrednio w systemie, co sprawia, że proces jest szybki, bezpieczny i w pełni śledzalny — bez drukowania, ręcznego podpisywania i ponownego skanowania.
Ta funkcjonalność zapewnia autentyczność dokumentu, integralność jego treści i tożsamość podpisującego, zgodnie z obowiązującym prawem i rozporządzeniem eIDAS.
Zachowuj pełną synchronizację między Filedoc a systemem ERP, automatycznie aktualizując dane i statusy dokumentów lub procesów, aby uzyskać zintegrowany, aktualny obraz operacji.
Dzięki tej integracji eliminujesz duplikację danych, zmniejszasz błędy ręczne i zapewniasz, że zespoły administracyjne, finansowe i operacyjne pracują na tych samych, aktualnych informacjach.
Od zatwierdzenia faktury po aktualizację statusu zamówienia — każdy etap jest odzwierciedlany zarówno w ERP, jak i w Filedoc, zapewniając spójność i efektywność procesów.
Filedoc może korzystać z danych pochodzących z innych aplikacji (ERP, CRM, baz danych wewnętrznych), aby automatycznie wypełniać pola formularzy i dokumentów.
Ta integracja zapewnia spójną i aktualną taksonomię, eliminuje błędy pisowni, duplikacje i niespójności między systemami.
Synchronizacja metadanych pozwala na bardziej efektywną organizację, szybsze wyszukiwanie i pełne dopasowanie zarządzania dokumentami do pozostałych systemów organizacji.
Filedoc umożliwia nanoszenie cyfrowych pieczęci bezpośrednio na dokument (np. zatwierdzenia, daty, statusy), bez zmiany oryginalnej treści.
Można również dodawać widoczne notatki, aby wyróżnić istotne informacje, zachowując nienaruszoną integralność dokumentu.
Podczas drukowania Filedoc może automatycznie dołączać unikalny numer przypisany do każdego dokumentu, zapewniając jego identyfikację i śledzenie — do użytku wewnętrznego, audytowego lub zewnętrznej weryfikacji.
Dostęp do informacji dla podejmowania decyzji
Filedoc oferuje przejrzysty, scentralizowany widok wszystkich działań i zadań oczekujących na wykonanie, umożliwiając monitorowanie ich statusu i terminów.
Użytkownik może szybko zidentyfikować zaległe czynności, ustalić priorytety i uzyskać natychmiastowy dostęp do potrzebnych informacji.
Ta funkcjonalność zapobiega zapomnieniu, redukuje opóźnienia i zapewnia, że żaden proces ani dokument nie zostanie pominięty — zwiększając efektywność i terminowość w całej organizacji.
Miej zawsze dostęp do aktualnych informacji o stanie procesów, niezależnie od miejsca, i wykonuj zadania bezpiecznie z dowolnego urządzenia — komputera, tabletu czy smartfona.
Dzięki aplikacji Filedoc możesz rejestrować lub przeglądać dokumenty, zatwierdzać wnioski, odpowiadać na powiadomienia i inicjować nowe procesy nawet poza biurem — zapewniając ciągłość pracy bez opóźnień i z pełnym bezpieczeństwem.
Filedoc pozwala szybko znaleźć dowolny dokument lub informację dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu, które łączy pola (np. daty, autorów, typy dokumentów, numery referencyjne) ze słowami kluczowymi w treści.
Można także stosować proste filtry i symbole zapytań, takie jak „większy niż”, „mniejszy niż” lub „różny od”, aby precyzyjnie dopasować wyniki i znaleźć to, czego potrzebujesz.
Dzięki tej funkcji właściwa informacja jest zawsze w zasięgu kilku sekund, co skraca czas wyszukiwania i zwiększa produktywność zespołów.
Uzyskaj dostęp w czasie rzeczywistym do kluczowych wskaźników dotyczących wydajności procesów — takich jak średni czas realizacji, liczba ukończonych zadań, wolumen przetworzonych dokumentów czy dotrzymywanie terminów.
Dzięki aktualnym danym można łatwo zidentyfikować wąskie gardła, zoptymalizować zasoby i podejmować szybsze, bardziej świadome decyzje, zwiększając efektywność organizacji.
iledoc umożliwia automatyczne wdrażanie polityk retencji danych, zapewniając, że każdy dokument spełnia wymagane terminy prawne, regulacyjne lub wewnętrzne.
Za pomocą metadanych system dokładnie identyfikuje:
- miejsce przechowywania dokumentu,
- obowiązujący okres retencji,
- status dokumentu — do zniszczenia lub trwałego archiwum.
Po osiągnięciu końca cyklu życia dokumentu Filedoc może powiadomić odpowiedzialne osoby, przeprowadzić bezpieczne usunięcie lub przenieść dokument do archiwum historycznego, zgodnie z ustalonymi zasadami. Proces ten zapewnia zgodność prawną, eliminuje gromadzenie nieaktualnych danych i zwalnia zasoby, utrzymując repozytorium w porządku i aktualności. Wszystkie działania dotyczące retencji lub usunięcia są rejestrowane i audytowalne, zapewniając pełną śledzalność i dowody w przypadku audytu.
Moduł Zarządzania Spotkaniami Filedoc usprawnia cały cykl życia spotkania — od planowania po tworzenie i podpisanie protokołu — zapewniając porządek, bezpieczeństwo i pełną śledzalność każdego etapu.
Można planować różne typy spotkań, zarządzać porządkiem obrad i monitorować decyzje w poszczególnych punktach.
Podczas i po spotkaniu cała dokumentacja jest centralizowana i dostępna wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.
Protokół może być tworzony i przeglądany w systemie, zatwierdzany i podpisywany elektronicznie przez uczestników, eliminując potrzebę papierowych procesów.
Po zatwierdzeniu protokół jest automatycznie dystrybuowany do uczestników i zapisywany bezpiecznie w repozytorium dokumentów.
Filedoc zapewnia także pełną śledzalność dokumentów omawianych podczas spotkań oraz rejestr decyzji podjętych w każdym punkcie porządku obrad, co ułatwia audyty i gwarantuje pełną przejrzystość procesów zarządczych.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące funkcjonalności Filedoc
Znajdź odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące funkcji Filedoc, zarządzania dokumentami, wiadomościami e-mail, workflow, raportowania, kontroli wersji, digitalizacji oraz innych możliwości platformy.
Digitalizacja dokumentów w Filedoc przekształca dokumenty papierowe w uporządkowane, sklasyfikowane i łatwe do wyszukiwania dokumenty elektroniczne. System współpracuje ze skanerami i obsługuje zarówno skanowanie pojedynczych dokumentów, jak i skanowanie wsadowe z wykorzystaniem kodów kreskowych do automatycznej identyfikacji i rozdzielania dokumentów. Po zeskanowaniu dokumenty mogą zostać zarejestrowane, powiązane z procesami biznesowymi, skierowane do workflow lub poddane przetwarzaniu z wykorzystaniem OCR i inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP). Takie podejście ogranicza potrzebę przechowywania dokumentacji papierowej, usprawnia obieg dokumentów oraz zapewnia pełną identyfikowalność od momentu rejestracji dokumentu.
Tak. Filedoc wspiera standaryzację szablonów dokumentów, szczególnie dokumentów wewnętrznych oraz dokumentów wychodzących. Szablony Microsoft Word mogą automatycznie uzupełniać dane pobierane z Filedoc lub zintegrowanych systemów, takie jak dane kontrahenta, data, numer referencyjny, odbiorca, stanowisko czy informacje o procesie. Ogranicza to liczbę błędów podczas tworzenia dokumentów, przyspiesza ich przygotowanie oraz zapewnia spójność treści i wyglądu. Rozwiązanie znajduje zastosowanie między innymi w umowach, ofertach, pismach, protokołach, raportach oraz dokumentacji systemów jakości.
Tak. Filedoc umożliwia zarządzanie wersjami dokumentów oraz przechowywanie pełnej historii zmian dokumentów i załączników. Każda aktualizacja dokumentu może zostać zapisana jako nowa wersja wraz z informacjami o dacie, autorze oraz statusie dokumentu. Pozwala to łatwo przeglądać wcześniejsze wersje, odtwarzać poprzednią zawartość, eliminować ryzyko pracy na nieaktualnych plikach oraz zapewniać pełną identyfikowalność zmian. Funkcja ta ma szczególne znaczenie w przypadku umów, ofert, dokumentacji technicznej, norm, procedur oraz dokumentów jakościowych.
Filedoc umożliwia rejestrowanie wielu rodzajów dokumentów i informacji, w tym zeskanowanych dokumentów papierowych, plików PDF, dokumentów Microsoft Office, obrazów, wiadomości e-mail, załączników, formularzy elektronicznych, dokumentów przychodzących i wychodzących oraz procesów biznesowych. Dokumenty mogą być dodawane poprzez skanowanie, funkcję przeciągnij i upuść, integrację z pocztą elektroniczną, dodatki Microsoft Office, formularze elektroniczne lub integracje z innymi systemami. Po rejestracji dokumenty są klasyfikowane za pomocą metadanych, chronione odpowiednimi uprawnieniami oraz dostępne do wyszukiwania, workflow, archiwizacji i powiązania z procesami biznesowymi.
Tak. Filedoc udostępnia raporty oraz analizy dotyczące dokumentów, procesów, workflow, zadań, digitalizacji, jakości, archiwizacji oraz innych wskaźników operacyjnych. Raporty umożliwiają analizowanie liczby przetwarzanych dokumentów, czasu realizacji procesów, zadań oczekujących, opóźnień, efektywności workflow oraz terminowości realizacji. Dzięki tym informacjom organizacje mogą identyfikować wąskie gardła, optymalizować procesy, równoważyć obciążenie pracą oraz mierzyć efekty cyfryzacji i automatyzacji procesów. Największą wartość raporty przynoszą wtedy, gdy wskaźniki są powiązane z konkretnymi celami biznesowymi.
Tak. Filedoc umożliwia zarządzanie dokumentami i procesami wielu spółek w ramach jednego środowiska, zachowując odrębną strukturę organizacyjną, reguły biznesowe oraz uprawnienia dla każdej z nich. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla grup kapitałowych, centrów usług wspólnych oraz organizacji obsługujących wiele podmiotów prawnych. Pozwala ograniczyć liczbę wykorzystywanych systemów, ujednolicić procesy oraz zwiększyć przejrzystość zarządzania przy jednoczesnym zachowaniu pełnej separacji danych, metadanych oraz uprawnień dostępu.
Tak. Filedoc udostępnia moduł zarządzania spotkaniami, który wspiera planowanie spotkań, przygotowywanie agend, protokołów, uchwał, głosowań, załączników oraz obiegu decyzji. Dokumenty mogą być bezpośrednio powiązane z agendą lub protokołem, zapewniając pełny kontekst oraz identyfikowalność działań. Protokoły mogą przechodzić przez workflow obejmujący przegląd, zatwierdzenie i podpis elektroniczny, a uchwały mogą być automatycznie udostępniane wskazanym odbiorcom. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla administracji publicznej, zarządów, rad nadzorczych oraz organizacji wymagających wysokiego poziomu przejrzystości i zgodności z procedurami.
Filedoc łączy dokumenty, wiadomości e-mail oraz workflow z odpowiednimi procesami biznesowymi. Otrzymana wiadomość e-mail może zostać zarejestrowana jako dokument, jej załączniki automatycznie powiązane z odpowiednią sprawą, a sam dokument może uruchomić proces zatwierdzania, obieg dokumentów lub nowe zadanie. Dzięki temu informacje, które wcześniej były rozproszone w skrzynkach pocztowych, stają się uporządkowane, łatwe do wyszukania i dostępne w jednym miejscu. Użytkownicy zyskują pełny dostęp do dokumentów, decyzji, komentarzy, załączników, statusów oraz historii procesu bez konieczności przeszukiwania indywidualnych skrzynek e-mail.
Filedoc łączy w jednej platformie zarządzanie dokumentami, zarządzanie wiadomościami e-mail, workflow, zarządzanie zadaniami, digitalizację dokumentów, OCR, inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP), wyszukiwanie według treści i metadanych, formularze elektroniczne, podpis elektroniczny, kontrolę wersji, zarządzanie uprawnieniami, raportowanie, archiwizację oraz integracje z innymi systemami. Największą zaletą platformy jest połączenie wszystkich tych funkcji w jednym spójnym środowisku pracy. Dokument może zostać zarejestrowany, sklasyfikowany, wyszukany, zatwierdzony, podpisany, zintegrowany z innymi systemami, zarchiwizowany oraz objęty pełnym śladem audytowym bez konieczności korzystania z wielu niezależnych narzędzi.
Índice de Conteúdos
Zamów prezentację
<!–
Poproś o prezentację
Uzyskaj bezpłatną prezentację i rozpocznij cyfrową transformację swojej organizacji.
–>