Arquivo digital

Com a entrada em vigor do DL 28/2019, passou a ser permitido digitalizar e arquivar eletronicamente faturas e outros documentos fiscalmente relevantes originalmente emitidos em papel.

Contudo, esta digitalização só é válida se cumprir requisitos técnicos rigorosos que garantam que o documento digital é uma reprodução fiel, completa e legível do original — sem perda de qualidade, informação ou valor probatório.

Para cumprir o diploma, a organização deve assegurar que:

• a imagem digital é perfeita e inteligível;
• não existe perda de qualidade ou conteúdo;
• a reprodução é fidedigna;
• há mecanismos de integridade, autenticidade e deteção de alterações;
• o arquivo permite auditoria e rastreabilidade total.

Como o Filedoc garante o cumprimento de requisitos legais?

1. Digitalização certificada em PDF/A

O Filedoc digitaliza e arquiva documentos no formato PDF/A, um padrão internacional concebido para preservação a longo prazo.

Este formato assegura que:

• o documento é exibido sempre da mesma forma,
• todos os elementos necessários estão incorporados no ficheiro,
• não depende de software externo para manter a integridade,
• permanece acessível e fiel ao original durante anos.

2. Controlo de integridade com Checksum (SHA-256)

Cada documento armazenado no Filedoc inclui um hash SHA-256, utilizado para:

• detetar deterioração física ou falhas de armazenamento (bad sectors),
• garantir que o ficheiro não sofreu qualquer alteração,
• validar a integridade dos dados em processos de migração, assegurando que o arquivo digital é transportado com total fidelidade.
  Esta verificação contínua protege o arquivo a longo prazo e evita riscos de corrupção ou perda de informação.

3. Prevenção de alterações com selo digital

O Filedoc aplica um certificado digital avançado e sela o documento PDF, garantindo:

• autenticidade do conteúdo,
• proteção contra alterações não autorizadas,
• deteção imediata de qualquer modificação,
• conformidade com os princípios de autenticidade e fiabilidade exigidos pelo DL 28/2019.

Esta segurança reforçada assegura que o documento digital possui validade legal equivalente ao original.