Zarządzanie dokumentami dla HR

Dział HR każdego dnia zarządza dużą ilością wrażliwych danych i dokumentów — CV, umowami, szkoleniami, ocenami, zaświadczeniami, wewnętrznymi wnioskami, komunikacją i wieloma innymi elementami. Gdy te informacje są rozproszone w mailach, folderach lokalnych, systemach odizolowanych lub w papierowych segregatorach, procesy stają się powolne, ryzykowne i niezgodne z wymaganiami prawnymi.

Filedoc centralizuje i automatyzuje całość dokumentacji HR, gwarantując bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i pełną kontrolę nad procesami.

Najczęstsze wyzwania w obszarze HR

• Rozproszone dokumenty i brak jednego źródła prawdy.
• Powolne procesy manualne: urlopy, nieobecności, onboarding, oceny.
• Trudność w szybkim odnalezieniu wrażliwych informacji.
• Brak kontroli terminów (szkolenia, badania, ważność certyfikatów).
• Ryzyko naruszenia RODO.
• Brak pełnej historii pracownika.
• Konieczność automatyzacji powtarzalnych zadań.

Jak Filedoc wspiera zespoły HR

1. Rekrutacja i selekcja

• Centralne przechowywanie CV, portfolio i korespondencji.
• Szybkie wyszukiwanie po kompetencjach, wykształceniu i doświadczeniu.
• Bezpieczne udostępnianie kandydatów menedżerom.
• Workflow z rejestracją decyzji.

2. Onboarding i integracja

• Automatyczne procesy dla nowych pracowników.
• Automatyczne wysyłanie dokumentów powitalnych i regulaminów.
• Zbieranie wymaganych dokumentów cyfrowo.
• Checklisty onboardingowe.

3. Urlopy, nieobecności, obecność

• Cyfrowe wnioski o urlopy, delegacje, nieobecności.
• Automatyczne i ręczne ścieżki akceptacji.
• Integracja z systemami obecności.
• Pełna historia dla HR i menedżerów.

4. Wydatki i delegacje

• Cyfrowe przesyłanie paragonów i dowodów.
• Walidacja po wysokości, rodzaju kosztu, centrum kosztów.
• Integracja z ERP.
• Eliminacja błędów i zgubionych dokumentów.

5. Oceny okresowe

• Pełna rejestracja ocen i spotkań 1:1.
• Dokumentacja celów, feedbacków i planów rozwoju.
• Automatyczne alerty dla cykli ocen.

6. Szkolenia i certyfikacje

• Zarządzanie szkoleniami i dokumentami potwierdzającymi.
• Kontrola ważności certyfikatów.
• Alerty o odnowieniach.
• Historia szkoleniowa pracownika.

7. Umowy i dokumenty kadrowe

• Pełne zarządzanie cyklem życia umowy.
• Alerty o terminach i odnowieniach.
• Wersjonowanie automatyczne.
• Integracja z podpisem elektronicznym.

8. Zgodność i bezpieczeństwo (RODO)

• Dostępy oparte na rolach i uprawnieniach.
• Pełna rejestracja dostępu i modyfikacji dokumentów.
• Anonimizacja danych w razie potrzeby.
• Bezpieczne, certyfikowane archiwum.