Instytut Politechniczny w Setúbal

Dosłownie — doskonałe studium przypadku.

Instytut Politechniczny w Setúbal (IPS) to publiczna uczelnia wyższa działająca w ramach portugalskiego systemu politechnicznego. Jego misją jest zapewnianie wysokiej jakości kształcenia w różnych dziedzinach wiedzy oraz wspieranie rozwoju akademickiego i zawodowego studentów.

IPS obejmuje pięć niezależnych szkół wyższych:
Escola Superior de Tecnologia (ESTSetúbal), Escola Superior de Educação (ESE), Escola Superior de Ciências Empresariais (ESCE), Escola Superior de Tecnologia do Barreiro (ESTBarreiro) oraz Escola Superior de Saúde (ESS).
Działalność tych szkół jest koordynowana przez centralne służby administracyjne.

Skala działalności IPS — pięć szkół, dziesiątki programów, setki nauczycieli i tysiące studentów — generuje ogromne ilości dokumentacji, którą należy chronić, łatwo odnajdywać i szybko udostępniać.

W tym kontekście konieczne było opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, który — oprócz wielu innych korzyści — umożliwiłby automatyzację procesów dokumentacyjnych oraz zwiększył efektywność administracyjną uczelni.

Jakie były cele projektu?

1. Usprawnienie zarządzania korespondencją
   • Automatyzacja sortowania i przekazywania korespondencji.
   • Zmniejszenie ryzyka utraty dokumentów i poprawa efektywności zarządzania.
2. Optymalizacja zarządzania formularzami wewnętrznymi
   • Uproszczenie wypełniania i obsługi formularzy.
   • Większa efektywność i mniejsza liczba błędów w procesach administracyjnych.
3. Usprawnienie procesu rekrutacji kadry akademickiej i administracyjnej
   • Automatyzacja zarządzania aplikacjami i procesem selekcji.
   • Skrócenie czasu i zmniejszenie nakładów związanych z rekrutacją nowych pracowników.
4. Ułatwienie składania formularzy przez portal studenta
   • Uproszczenie procesu składania i obsługi wniosków przez studentów.
   • Zwiększenie efektywności i dokładności w przetwarzaniu formularzy.
5. Optymalizacja analizy i zatwierdzania umów oraz protokołów
   • Centralizacja analiz i monitorowania projektów w celu poprawy przejrzystości i kontroli.
   • Wdrożenie workflowów do przeglądu i zatwierdzania dokumentów.
6. Zapewnienie zgodności i przejrzystości w procesach zatwierdzania.

Uwolniło to czas i zasoby na działania o większej wartości dla uczelni i studentów.

Jakie rozwiązanie wdrożono?

Aby sprostać różnorodnym potrzebom IPS, wdrożono zintegrowany system zarządzania dokumentami, obejmujący następujące komponenty:

1. Workflow zarządzania korespondencją
   • Digitalizacja i katalogowanie: wdrożenie systemu skanowania i klasyfikacji dokumentów w celu usprawnienia dostępu i śledzenia korespondencji.
   • Automatyzacja procesów: utworzenie workflowów automatyzujących sortowanie i dystrybucję korespondencji.
2. Zarządzanie formularzami wewnętrznymi pracowników
   • Większa efektywność: automatyzacja formularzy skróciła czas przetwarzania i zmniejszyła liczbę błędów.
   • Większa przejrzystość: lepsza kontrola nad wnioskami i zatwierdzeniami, z możliwością audytu każdego etapu.
3. Formularze elektroniczne i portal studenta
   • Rozwój formularzy online z możliwością wypełniania i przesyłania ich bezpośrednio przez Internet.
   • Ulepszenie portalu studenta, aby umożliwić śledzenie statusu zgłoszeń i wniosków.
4. Zarządzanie zasobami ludzkimi
   • Automatyzacja procesów rekrutacyjnych dla kadry dydaktycznej i administracyjnej.
   • Centralna baza danych zawierająca informacje o pracownikach, ułatwiająca dostęp i aktualizację danych.
5. Zarządzanie zatwierdzaniem protokołów i umów
   • Workflowy do zatwierdzania umów i protokołów z pełnym rejestrem audytu i automatycznymi powiadomieniami.

Jakie osiągnięto rezultaty?

Wdrożenie tego rozwiązania przyniosło natychmiastowe efekty w funkcjonowaniu administracji IPS na wielu poziomach, w tym:

1. Efektywność operacyjna
   • Skrócenie czasu przetwarzania korespondencji i formularzy.
   • Poprawa zarządzania i przejrzystości procesów rekrutacyjnych oraz zatwierdzania dokumentów.
2. Zadowolenie użytkowników
   • Większe wykorzystanie portalu studenta i pozytywne opinie dotyczące łatwości składania wniosków.
   • Pozytywne opinie kadry naukowej i administracyjnej o nowym systemie HR.
3. Przejrzystość i kontrola
   • Większa widoczność i kontrola procesów analizy i zatwierdzania projektów, dzięki raportom i śledzeniu dokumentów.
4. Redukcja błędów
   • Znaczne zmniejszenie liczby błędów dzięki automatyzacji i centralizacji procesów.

To rozwiązanie zmieniło życie studentów, wykładowców i pracowników administracyjnych na lepsze.