Gestão Documental

Leitura ótica de caracteres (OCR) fácil e indexação inteligente de documentos provindos de uma variedade de fontes tais como correio eletrónico, PDFs e documentos de escritório, scanners e impressoras, unidades de rede e outras. Seguidamente, o armazenar destes documentos de forma indexada e utilizável num repositório central e seguro.

Definição de regras de grupo, utilizador ou tipo de documento para controlar os direitos de acesso a determinadas informações. Isto é essencial para documentos confidenciais ou reservados, tais como contratos, registos de empregados, e muito mais. Os arquivos de documentos digitais devem dar prioridade à segurança e ao controlo de acesso.

Efetuar uma indexação de forma inteligente, para uma organização automatizada e uma localização simplificada. Os utilizadores poderão aceder imediatamente a documentos a partir de qualquer dispositivo, dentro ou fora de um ambiente de escritório, em apoio ao processo em questão.

Partilha segura de documentos entre utilizadores com plenos direitos de acesso, controlo de versões, e outras medidas de precaução para assegurar a integridade da informação. Fornecer edição, anotações e gestão de tarefas ajudando os utilizadores a tirar o máximo partido da informação quando esta está nas suas mãos.

Aplicar regras de retenção, perfis de segurança e modelos de disposição assegurando que a informação é corretamente armazenada e destruída de acordo com a conformidade regulamentar que for definida.

A implementação de um DMS é o passo mais importante para criar um escritório sem papel e remover o custo, a insegurança e a ineficiência do papel.

Os colaboradores passarão menos tempo à procura de ficheiros – uma tarefa pesada e demorada – e mais tempo em trabalho de alto valor, uma vez que agora a informação/ documentação se encontra organizada e se pode facilmente encontrar os conteúdos pretendidos.

Torna-se desnecessária a criação de várias versões do mesmo documento para distribuição, e em vez disso, podemos armazenar uma cópia matriz num local central para fácil acesso.
Para além do custo real do papel – distribuir, arquivar e armazenar papel é caro. A digitalização de processos internos baseados em papel reduzirá os custos de impressão e outros custos operacionais.

Sendo a movimentação do papel lenta, um sistema DMS simplifica os seus processos internos e externos.

Garantir informação crítica para o negócio é crucial para a continuidade do negócio e assegura que preserva as suas relações com os seus clientes sem a perda de dados sensíveis.
Um DMS assegura e protege a informação critica da sua organização, com total privacidade de dados e com medidas eficazes para a sua recuperação em caso de desastres.

Ter controlo sobre quem pode ver, modificar, e partilhar a informação, definindo direitos por utilizador e de administração. Se, por exemplo, pretender que somente um colaborador especifico (ou um grupo de ) tenha acesso a uma informação, pode efectuar essa definição nos controles de acesso.

Os centros de dados podem falhar, e desastres naturais como incêndios, inundações, terramotos e tornados acontecem. Se os seus documentos estiverem armazenados em armários de arquivo ou em discos rígidos locais, a probabilidade de perda é muito elevada.
Em vez de assumir este risco, crie backups múltiplos, seguros e redundantes usando um DMS, para que, quando ocorrer uma catástrofe, possa recuperar rapidamente.

Descanse facilmente sabendo que os seus dados estão em conformidade com mandatos como o HIPAA e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). O não cumprimento de tais mandatos pode levar a sanções severas.

Integração rápida e fácil entre sistemas
A integração entre aplicações e plataformas assegura um fluxo suave e seguro de informação entre os colaboradores. O software de gestão documental pode também integrar-se com os sistemas atuais para criar uma infraestrutura documental consistente, boas medidas de segurança no arquivo e na automatização de processos, ao mesmo tempo eliminando a procura e o trabalho em múltiplos sistemas.

De acordo com um Livro Branco da IDC (International Data Corporation), “… os trabalhadores do conhecimento perdem uma quantidade significativa de tempo todas as semanas a lidar com uma variedade de desafios relacionados com o trabalho com documentos. Este tempo desperdiçado custa à organização 19.732 dólares por trabalhador de informação, por ano”. Ou seja, numa organização de 1000 empregados, as perdas de produtividade são equivalentes à contratação de 213 empregados.