Gestão do Workflow

Os workflows são utilizados para automatizar e desmaterializar os processos das organizações.
Um workflow determina quem executa o quê, como e quando.

Os workflows têm um ponto de partida definido e são constituídos por várias etapas que podem ou não exigir decisões ou aprovações de humanos.

O que é um sistema de worfklow?

Um sistema de workflow serve para desmaterializar, planear, gerir e monitorizar um conjunto de etapas que constituem um determinado processo.

O Filedoc disponibiliza ferramentas para criar e editar workflows, modelar e automatizar processos, sem conhecimentos de programação.

Quais os benefícios dos sistemas de workflow para as empresas?

Tarefas manuais diminuem a eficiência dos serviços.
Embora atualmente se viva num mundo digital existem várias organizações que tem os seus processos de negócio assentes em tarefas manuais e repetitivas.
Os recursos das empresas gastam inúmeras horas a manusear informação em papel, informação não estruturada e sem mecanismos de automatização. Este método de trabalho alem do custo e ineficiência que representa para as organizações, fomenta o aparecimento de erros, exceções e situações de não “compliance”.

Melhorar a eficácia com a automatização de processos

A transformação digital não pode ser concluída sem uma automatização de processos. Capturar, indexar, encaminhar e arquivar informação com segurança através de sistemas integrados dever ser o objetivo de modernização de todas as organizações.

Vantagens dos sistemas de workflow

Criando workflows configuráveis ou ad-hoc, aumentado a capacidade de gestão da informação com os recursos existentes.

Através da implementação de regras e normas standard que garantem o controlo sobre a informação critica do negócio e que identificam exceções ou não conformidades permitindo uma resposta rápida.

O aumento da eficiência provocado pela inovação de novos métodos de trabalho contribuem para um aumento do crescimento, rendimento e lucro.

Exemplos de processos

As oportunidades para a automatização de processos estão presentes em praticamente todos os contextos empresariais. Alguns processos nas áreas financeiras e recursos humanos são particularmente mais propícios a tarefas repetitivas e com introdução manual de dados e estando maduros para a automatização.

Alguns exemplos de automatização em funcionamento:

  • Aprovação de faturas de fornecedores;
  • Captura de documentos em papel, ou registo das faturas rececionadas digitalmente;
  • Indexação dos documentos sem introdução manual de dados;
  • Encaminhamento e aprovação mediante centros de custos, valor, ordens de compra e outras variáveis;
  • Integração dos documentos financeiros no ERP’s como o Primavera, SAP, PHC, SAGE ou outros.

Períodos de retenção

Implementa automaticamente políticas de retenção de informação a documentos baseado em meta dados. Onde está arquivado e se está marcado para destruição.