Avançar para a Desmaterialização

Uma gestão empreendedora torna realidade a inovação nas organizações/ empresas introduzindo novas tecnologias e processos state of the art, bem como elevando-as a um novo patamar de excelência.

Assim, criam-se novas oportunidades e linhas de atuação/ negócio, melhorando procedimentos, otimizando a eficiência e priorizando necessidades prementes.

A vaga de organizações de todas as dimensões que está a tirar proveito da digitalização é enorme, e os seus muitos benefícios estão a provocar-lhes alterações profundas, com melhorias muito significativas na agilidade dos seus negócios e serviços.

Da manufatura à distribuição, do governo central ao local, da saúde às utilities, as organizações em todo o mundo estão a descobrir os benefícios da transformação digital.

O porquê da desmaterialização

O caminho, as metas e as recompensas da transformação digital variam conforme os líderes das empresas/ organizações e as equipas dos projetos.

Muitos começam com um passo mais imediato para a digitalização – livrarem-se do papel e terem controlo do seu fluxo na organização.
Para alguns, o motor é a descentralização da tomada de decisão com apoio de aplicações móveis.

Para outros, é a reestruturação de processos através da análise e do uso dos dados que a organização vai coligindo na sua atividade – Big Data.

Em todos os casos, os resultados líquidos são: foco em soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema (digital-first thinking), capacitação dos trabalhadores do conhecimento, automatização fiável e novos níveis de agilidade organizacional ou de modelo de negócio.

O custo do papel

As organizações permanecem hoje à mercê de sistemas baseados em papel, apesar das tecnologias disponíveis para reduzir a sua utilização, ou mesmo removê-lo por completo.

Apenas 18% das empresas hoje em dia podem ser consideradas verdadeiramente sem papel.

O papel está por todo o lado: áreas como faturas de fornecedores, compras, contratos, recursos humanos e serviço jurídico assentam em processos baseados em papel, o que significa pouca eficiência na gestão dos processos e um obstáculo à produtividade.

Arquivar e pesquisar documentos em papel não só consome tempo como dinheiro:

  • Um estudo recente estima que o tempo desperdiçado com o processamento do papel, custa às organizações cerca de $20.000 por trabalhador do conhecimento, por ano.
  • Dinheiro desperdiçado: $700 por cada documento perdido e $125 por cada documento mal arquivado.
  • Business continuity: 70% do risco da continuidade do negócio advém da possibilidade de perda de papel derivada de catástrofes.
  • Inseguro por defeito: 98% das impressoras empresariais são inseguras e abertas a acessos indevidos.

Ao realizar uma nova e recente pesquisa sobre o ROI (return on investment), estudando os benefícios trazidos por investimento na gestão de conteúdos em PMEs, a Nucleus Research obteve retornos de $8,55 por dólar gasto. Este relatório revela os principais benefícios e as melhores práticas para as pequenas e médias empresas, quando estas começam a poupar os seus custos na gestão de conteúdos/ documentos e, simultaneamente, a otimizarem o tempo dos seus empregados.

Vantagens da desmaterialização de processos

Muitas organizações já enveredaram pelo foco em soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema (digital-first thinking), efetuando uma mudança cultural da organização tradicional com processos suportados em papel para uma abordagem baseada em processos suportados em digital.

Este paradigma provoca uma redução substancial de custos e uma automatização fiável, permitindo atingir altos níveis de agilidade organizacional e/ ou de modelo de negócio, com uma capacitação dos trabalhadores do conhecimento e uma potenciação do conhecimento existente na organização.

Reduzir Custos

A consultora Gartner estima que as empresas gastam entre 1% a 3% das suas receitas na impressão de documentos nos escritórios. Isto sem sequer contabilizar os custos do arquivo, envio e armazenamento dos documentos – nem o custo do papel em si (que é substancial), da substituição de tonners, upgrades ao parque de impressão e custos com correios.
Mas as maiores poupanças estão relacionadas com a eficiência na gestão dos processos e na redução das necessidades de espaço de arquivo.

Não esqueçamos o custo indireto. Os processos baseados em papel são uma perda de tempo e afastam os trabalhadores do conhecimento de tarefas mais produtivas e de alto valor. O tempo que os trabalhadores gastam nestas tarefas improdutivas pode estar a custar à sua empresa/ organização milhares de dólares.

De facto, de acordo com um Livro Branco da IDC (International Data Corporation), de 2012 “… os trabalhadores do conhecimento perdem uma quantidade significativa de tempo todas as semanas a lidar com uma variedade de desafios relacionados com o trabalho com documentos. Este tempo desperdiçado custa à organização 19.732 dólares por trabalhador de informação, por ano”.

Ou seja, numa organização de 1000 empregados, as perdas de produtividade são equivalentes à contratação de 213 empregados.

Melhorar a Segurança

Existem diversas possíveis vulnerabilidades nas empresas e, naturalmente, também na gestão de documentos, que podem passar por violações nos dados, quebras na segurança, partilha indevida de informação sensitiva, roubo de identidade ou outros tipos de cyber-ataques.

Incidentes deste tipo podem impactar seriamente a operacionalidade dos serviços das organizações e prejudicar a sua reputação e confiança nos serviços.

No entanto um relatório anual apresentado ao Congresso dos EUA pelo Gabinete dos Direitos Civis do HHS (U.S. Department of Health and Human Services) revelou que os registos em papel representam 62% das violações de dados ocorridos em empresas com mais de 500 empregados.
Esta estatística não deve surpreender. Afinal de contas, o papel tem, pela sua própria natureza, uma vida curta e, a menos que tenha um back up digital, permanece vulnerável a tais violações. Também está sujeito a roubos e danos devidos a catástrofes naturais, tais como inundações, que podem ter impacto na continuidade do negócio.

Como sabido, as impressoras, que continuam a ser comuns em muitas organizações, são inseguras por defeito e também abertas ao hacking – mais um risco de segurança para a sua organização.

É, pois, essencial a implementação de medidas que melhorem a segurança da sua organização:

  • A limitação do acesso a certos documentos e/ou processos a pessoas especificas;
  • A garantia de uma boa solução de disaster recovery através da recuperação de ficheiros digitais arquivados (versus documentos em papel, destruídos por inundações, fogo ou outras causas);
  • Uma boa infraestrutura informática, eficiente e segura, que sustente software e aplicações reconhecidas, de que o Filedoc é um bom exemplo;
  • Colaboradores bem formados e cumprimento de boas práticas.

Deste modo as organizações/ empresas retirarão com segurança todos os benefícios da digitalização dos seus processos de negócio.