Automatização de Processos
Uma maior eficiência na gestão e automatização dos processos pode ser atingida através da redução do ciclo de vida dos processos em até 75%, em processos chave para a organização, tais como pagamentos a fornecedores, gestão de contratos, recursos humanos e processos do core business da empresa.
Os custos do papel
Não esqueçamos que os processos baseados em papel são uma perda de tempo e afastam os trabalhadores do conhecimento de tarefas mais produtivas e de alto valor. No desenvolvimento das suas tarefas diárias muitos estão inundados de informação e prejudicados por processos empresariais ineficientes, baseados em papel.
Movimentar papel através da sua organização, sem primeiro o converter para formato eletrónico, é notoriamente lento. Os trabalhadores do conhecimento perdem tempo a capturar, armazenar, e encaminhar documentos para outros devido a processos manuais.
Estes tediosos processos manuais, por sua vez, reduzem a eficiência operacional e criam uma desconexão entre documentos, do que resultam atrasos e erros à medida que os documentos se movimentam entre funções empresariais críticas, tais como compras, contabilidade, vendas, e recursos humanos.
De facto, de acordo com um Livro Branco da IDC (International Data Corporation), de 2012, numa organização de 1000 empregados, as perdas de produtividade relacionadas com o trabalho de lidar com uma variedade de desafios relacionados com documentos são equivalentes à contratação de 213 empregados, ou seja, uma perda de produtividade de 21.3%.
Muitas organizações já enveredaram pelo foco em soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema (digital-first thinking), efetuando uma mudança cultural da organização tradicional com processos suportados em papel para uma abordagem baseada em processos suportados em digital.
Operações mais eficientes
Ao enveredaram por soluções digitais na gestão dos documentos e processos, as organizações são capazes de melhorar esses mesmos processos empresariais e aumentar substancialmente a sua produtividade.
As organizações – independentemente da indústria – processam grandes quantidades de documentos em papel e também digitais. De facto, só o trabalhador de escritório americano médio utiliza anualmente 10.000 folhas de papel. Aplique esta estatística a uma organização de 100 ou mesmo 500 empregados, e rapidamente se chega ao volume de documentos que circulam pelas organizações.
As organizações têm geralmente um melhor desempenho quando capturaram, armazenam, acedem e gerem documentos com rapidez e eficiência. Sem o inconveniente de fluxos de trabalho ineficientes, sem a dificuldade em encontrar a informação pretendida, nem a sensação de que um ficheiro tenha desaparecido.
Provavelmente a sua organização não será diferente e reconhece as ineficiências de gerir todos estes documentos, e o impacto que os processos manuais têm na sua na produtividade.
