Arquivo seguro de documentos

É fundamental para qualquer organização ter um arquivo seguro de documentos. Documentos financeiros e comerciais, informação dos funcionários, contratos, informação confidencial e outros requerem um repositório organizado e seguro que proteja o que não deve ser perdido, comprometido ou acedido indevidamente.

Documentos e processos desmaterializados

A informação digitalizada e armazenada num arquivo digital protegido significa que não há mais papel nas secretárias, não há mais documentos perdidos, impressões desnecessárias e necessidade de espaço físico para arquivo.

Auditorias

O arquivo seguro de documentos significa que a informação está num repositório único, organizada, catalogada e acessível para consulta em auditorias.

Estar em conformidade

As normas são concebidas para proteger pessoas e empresas. Quando os documentos estão organizados, seguros e certificados, é fácil garantir a conformidade com as políticas da empresa.

Assegurar a continuidade

Um desastre natural ou um ataque informático podem destruir organizações mal preparadas. O arquivo seguro apoia os seus processos de recuperação de desastres minimizando o seu impacto nas organizações.

O Filedoc garante a segurança da sua informação

O Filedoc arquiva e armazena os seus documentos, e assegura que seja possível efetuar pesquisas sobre essa informação.
Permite armazenar os documentos digitalizados, assim como PDFs, email, ficheiros Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), imagens ou ficheiros em qualquer outro formato.
A comunicação de dados é feita através de HTTPS, e os documentos podem ser encriptados. É um sistema poderoso e flexível que garante a gestão de acessos aos documentos e a confidencialidade dos mesmos.

Cópias de segurança

A Filedoc utiliza datacenters partilhados ou dedicados na UE e nos EUA, baseados em Microsoft Azure com replicação de dados e redundância fora da sua região. A informação nunca é perdida, e a recuperação em caso de desastres é simples e rápida.

Rastreabilidade

Cada criação, versão e anotação de documentos ou alteração de dados num campo é registada garantindo a rastreabilidade total. Todas as atividades de um workflow são registados e guardadas como histórico, permitindo a sua consulta a qualquer momento.
A auditoria nunca foi tão rápida e completa.

Conformidade com o RGPD da UE

O Filedoc está em conformidade com o RGDP, ou Regulamento Geral de Proteção de Dados para o cumprimento das regras e normas europeias relacionadas com a privacidade e a gestão dos dados.

Informação estruturada

A indexação assegura que os documentos são organizados com critério de forma uniforme, sem falta de dados e pesquisáveis sempre que necessário.