Arquivo Digital
Com a entrada em vigor do DL 28/2019 as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.
No entanto é necessário assegurar que as operações de digitalização e arquivo eletrónico sejam executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.
Decreto-lei
nº 28/2019
Informação importante
Como é que o Filedoc garante o cumprimento dos requisitos legais?
Os documentos passam a ter que ser digitalizados no formato PDF/A – Este formato é um formato de ficheiro para arquivamento de longo prazo de documentos eletrónico e que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Basicamente, todas as informações necessárias para exibir o documento da mesma maneira são incorporadas no ficheiro, deixando seus documentos acessíveis e seguros por um longo período de tempo.
Deteção da deterioração dos registos arquivados através da implementação de um Checksum (SHA256Hash) em cada ficheiro, tendo 2 objetivos:
- Validar eventuais avarias nos discos. (bad-sectors)
- Caso o cliente queira transferir o arquivo para outra solução, dar um fator de validação da passagem bem sucedida da informação.
Prevenir a criação indevida ou a deteção de qualquer alteração através da inclusão em cada ficheiro de um certificado digital avançado, em conjugação com a funcionalidade de selar o documento PDF.
