UNITEL T+, care își desfășoară activitatea din orașul Praia, Capul Verde, este cunoscut pentru integrarea într-un mare grup de afaceri, cu un management cu viziune și obiective foarte exigente, care utilizează cele mai bune tehnologii și sisteme informatice de ultimă generație.
După ce a definit ca factori de succes
- Calitatea și consecvența în comunicare și calitatea serviciilor.
- Inovație în lansarea de noi produse și servicii.
- Leadership-ul care să încurajeze încrederea clienților săi în UNITEL T+ ca lider în tehnologie și în satisfacția clienților săi.
A ales softul Filedoc pentru a contribui la operaționalizarea acestor nevoi, pentru o mai bună organizare și pentru a furniza informații de management adecvate.
În ciuda faptului că dispunea de o echipă administrativă dinamică, obișnuită să lucreze în condiții nefavorabile și cu experiență anterioară în proiecte cu caracteristici similare, de o bună infrastructură de Rețele și Comunicații și de o echipă tehnică cu un nivel ridicat de cunoștințe și capacitate tehnică, Consiliul UNITEL T+ s-a confruntat cu următoarea provocare:
- Sarcină administrativă ridicată, cu sarcini repetitive și fără valoare adăugată – necesitatea de a crește nivelul de integrare între componentele Sistemului Informatic de Management;
- Dificultăți ale echipei administrative și comerciale de a accesa informațiile într-un mod simplu și rapid;
- Existența unui nivel scăzut de integrare între componentele sistemului de management și aplicațiile externe
și a decis realizarea unui proiect „Soluție de management al documentelor Filedoc” cu următoarele obiective:
- Analiza situației existente, identificarea practicilor și procedurilor de tratare a informațiilor;
- Definirea unei strategii de optimizare a întregului sistem informatic având în vedere noua soluție;
- Pregătirea organizației pentru implementarea noului sistem de gestionare a documentelor electronice, gestionând toate informațiile într-un singur depozit;
- Dematerializarea procesului de aprobare și gestionare a facturilor furnizorilor;
- Asigurarea integrității, trasabilității și auditabilității documentelor și a proceselor de circulație și aprobare a acestora;
- Automatizarea proceselor de afaceri și a circulației documentelor;
- Promovarea integrării softului de gestiune a documentelor cu softul de gestiune administrativă și financiară – EPR SAP.
Analiza a permis cartografierea a 116 tipuri de documente, identificarea diferitelor câmpuri dinamice și au fost identificate 8 tipuri de procese, pentru care au fost definite fluxuri de lucru:
- Aprobarea cererii de cumpărare
- Aprobarea cererii de cumpărare
- Aprobarea facturii – nota de credit
- Aprobarea cererii de fonduri
- Aprobarea cererii de aprovizionare internă
- Contractare
- Aprobarea buletinului de călătorie
- Aprobarea modificării buletinului de călătorie
- Sistemul de management al calității – Cerere de creare/revizuire
- Sistemul de management al calității – Cerere de ștergere
Proiectul a implicat 204 utilizatori din următoarele departamente: Marketing (Evenimente), Tehnic (Tehnic, Comercial, Financiar, Propuneri de materiale), Planificare strategică, Calitate (Audit intern și extern) și Juridic (Litigii).
Integrarea cu sistemul SAP a implicat datele esențiale definite de la Furnizori (cod, denumire, cod de identificare fiscală TIN) și Materiale (cod, descriere, grup de marfă), datele primite fiind mapate într-o sursă de date Filedoc, cu câmpuri dinamice.
Proiectul a îndeplinit pe deplin obiectivele definite și a permis organizarea informațiilor într-un mod simplu, flexibil și eficient, cu integrarea diferitelor module:
- A permis evitarea duplicării sarcinilor și evitarea erorilor;
- A permis căutări prin utilizarea atributelor sau a conținutului documentelor;
- A permis gestionarea conținutului documentelor și a mecanismelor de aprobare a acestora;
- A garantat securitatea informațiilor și controlul total al accesului la acestea;
- A permis disponibilitatea informațiilor de management operațional și strategic, în timp util, fiabile și flexibile pentru a sprijini procesul decizional;
- A permis analize periodice axate pe optimizarea managementului diferitelor departamente.
Ca o apreciere finală, contribuția software-ului Filedoc a fost verificată în
- Creșterea eficienței, productivității și optimizarea resurselor interne,
- Automatizarea proceselor și permiterea unei mai mari agilități în organizarea sa internă,
- Un control mai mare asupra informațiilor, cu garantarea integrității, trasabilității și auditabilității documentelor și a proceselor de circulație și aprobare a acestora,
- Ușurința căutării documentelor și a obținerii altor rapoarte/rapoarte,
- Satisfacția conducerii și a angajaților UNITEL T+ cu privire la formarea lor și la cunoștințele existente în organizație.