Managementul Documentelor

Citirea caracterelor optice (OCR) și indexarea inteligentă a documentelor care provin dintr-o varietate de surse: e-mailuri, PDF-uri și documente fizice, scanere și imprimante, unități de rețea, etc. Apoi, stocarea acestor documente într-o formă indexată, utilizabilă, într-un depozit central securizat.

Definirea regulilor pe fiecare tip de grup, utilizator sau document pentru a controla drepturile de acces la anumite informații.
Aceasta este o caracteristică esențială pentru documentele confidențiale sau personale, cum ar fi contractele sau documentele și infomațiile angajaților. Fișierele documentelor digitale se supun și ele regulilor de securitate și controlul accesului.

indexarea inteligentă folosită pentru o organizare automată dar și pentru regăsire simplificată. Utilizatorii vor putea accesa imediat documentele de pe orice dispozitiv, în cadrul sau în afara biroului, toate acestea pentru asigurarea continuității procesului.

partajarea securizată a documentelor între utilizatori cu drepturi de acces specifice, control al versiunilor și alte măsuri de prevenție pentru a asigura integritatea informațiilor. Se pot realiza următoarele acțiuni: editare, adnotare și gestionare a sarcinilor de lucru astfel încât utilizatorii să profite la maxim de orice informație disponibilă.

aplicarea regulilor de păstrare (conservare, arhivare), a profilelor de securitate și modelelor de date, astfel încât să se asigure stocarea și distrugerea informațiilor în mod corect și în conformitate cu reglementărilor în vigoare.

Implementarea unui DMS este cel mai important pas către crearea unui birou fără hârtie, eliminând în același timp costurile, insecuritatea și ineficiența acesteia.
Angajații vor petrece mai puțin timp căutând documente (o activitate greoaie și consumatoare de timp) și vor aloca mai mult timp pentru activitățile cu valoare adăugată, deoarece informațiile și documentele sunt bine organizate, iar conținutul dorit poate fi găsit cu ușurință.

Devine inutil să se creeze mai multe versiuni ale aceluiași document pentru distribuire. În schimb, se poate stoca doar o copie master într-o locație centrală pentru acces ușor.

Pe lângă costul real al hârtiei – distribuirea, îndosarierea și stocarea ei sunt costisitoare, dar digitizarea proceselor interne pe hârtie va reduce costurile de imprimare și cele de operare.

În timp ce hârtia se mișcă încet, un sistem DMS vă simplifică și accelerează procesele interne și externe.

Asigurarea informațiilor esențiale pentru buna desfașurare a activității este crucială în ceea ce privește continuitatea acesteia și asigură păstrarea relațiilor de business.
Un DMS securizează și protejează informațiile critice ale organizației, asigură confidențialitate completă a datelor și măsuri eficiente pentru recuperarea acestora în cazul oricăror dezastre.

Controlați cine poate vizualiza, modifica și partaja informații prin definirea drepturilor de utilizator și de grup. Dacă, de exemplu, doriți ca doar un anumit angajat (sau un grup de persoane) poate accesa anumite informații, puteți face această setare din zona de administrare a drepturilor de acces.

Depozitele de documente pot fi afectate, iar dezastre naturale precum incendiile, inundațiile, cutremurele se pot întâmpla. Dacă documentele dumneavoastră sunt stocate în bibliorafturi, cutii, fișete sau pe hard disk-uri locale, probabilitatea de pierdere este una foarte mare.
În loc să vă asumați acest risc, puteți crea copii de rezervă multiple, sigure și redundante folosind un DMS, astfel încât atunci când apar dezastre, să vă puteți recupera rapid documentele și informațiile.

Datele tale respectă reglementările obligatorii din Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Insă, nerespectarea unor astfel de norme poate duce la sancțiuni severe.

Integrare ușoară și rapidă între sisteme
Integrarea între aplicații și soft-ul de management al documentelor asigură un flux (fluid și sigur) de informații între angajați. Softul de gestionare a documentelor poate fi integrat cu sistemele actuale pentru a crea o infrastructură coerentă a documentelor, o arhivare corectă și sigură, pentru aplicarea de măsuri de automatizare a proceselor și eliminarea lucrului simultan în mai multe sisteme.

În 2012 IDC (International Data Corporation) afirma: „…angajații care lucrează cu documente pierd o cantitate semnificativă de timp în fiecare săptămână, confruntându-se cu o varietate de provocări legate de activitatea cu documente. Acest timp pierdut costă organizația 19.732 $/angajat/an.” Cu alte cuvinte, pentru o organizație cu 1000 de angajați, pierderile de productivitate sunt echivalente cu angajarea a 213 persoane noi.