Automatizarea Proceselor

Managementul proceselor poate deveni mai eficient prin reducerea ciclului de viață al circuitului cu până la 75% în procesele cheie pentru organizație cum ar fi plățile către furnizori, managementul contractelor, managementul documentelor si informațiilor pentru resurse umane și procesele de bază ale companiei.

Costul hârtiei

Să nu uităm că procesele bazate pe hârtie sunt consumatoare de timp și îi îndepărtează pe angajați de la sarcinile productive și cu valoare adaugată.
În îndeplinirea sarcinilor zilnice, mulți angajați sunt copleșiți de informații și încărcați cu activități ineficiente, bazate pe hârtie.

Circuitul hârtiei în cadrul organizației dumneavoastră – fără a o converti mai întâi în format electronic – este foarte lent. Angajații pierd timp cu copierea documentelor, îndosarierea și trimiterea lor catre alte persoane – din cauza proceselor manuale.

La rândul lor, aceste procese manuale repetitive reduc eficiența operațională și creează o deconectare între documente, ducând la întârzieri și erori, pe măsură ce documentele circulă de la o structură la alta, cum ar fi achizițiile, contabilitatea, vânzările și resursele umane.

S-a dovedit că într-o organizație cu 1.000 de angajați productivitatea scăzută – in raport cu prelucrarea documentelor pe hârtie – este echivalentă cu angajarea a 213 persoane noi. Adică o pierdere a productivității de 21,3 %.

Multe organizații au decis deja să se concentreze pe soluții digitale pentru fiecare oportunitate sau problemă nouă (gândirea digitală – pe primul plan), efectuând o schimbare culturală de la a fi o organizație tradițională cu procese pe hârtie la o abordare bazată pe procese digitale.

Operațiuni mai eficiente

Prin adoptarea de soluții digitale în gestionarea documentelor și proceselor, organizațiile pot îmbunătăți procesele de business și își pot crește substanțial productivitatea.

Organizațiile de mărime medie – indiferent de industrie – procesează cantități mari de documente pe hârtie. De fapt, un angajat folosește 10.000 de coli de hârtie anual. Dacă aplicați această statistică unei organizații de 100 sau chiar 500 de angajați, veți ajunge rapid la volumul de documente care circulă prin organizații.

În general, organizațiile au rezultate mai bune atunci când scanează, stochează, accesează și gestionează documente rapid și eficient, fără inconvenientul fluxurilor de lucru ineficiente, fără dificultatea de a găsi informațiile dorite sau senzația că un document a dispărut.

Cel mai probabil, organizația dumneavoastră nu este diferită și, cu siguranță, recunoașteți ineficiența gestionării tuturor acestor documente și impactul pe care procesele manuale îl au asupra productivității.