Instytut Politechniczny w Set\u00fabal (IPS) to publiczna uczelnia wy\u017csza dzia\u0142aj\u0105ca w ramach portugalskiego systemu politechnicznego. Jego misj\u0105 jest zapewnianie wysokiej jako\u015bci kszta\u0142cenia w r\u00f3\u017cnych dziedzinach wiedzy oraz wspieranie rozwoju akademickiego i zawodowego student\u00f3w.<\/p>\n
IPS obejmuje pi\u0119\u0107 niezale\u017cnych szk\u00f3\u0142 wy\u017cszych:
\nEscola Superior de Tecnologia (ESTSet\u00fabal), Escola Superior de Educa\u00e7\u00e3o (ESE), Escola Superior de Ci\u00eancias Empresariais (ESCE), Escola Superior de Tecnologia do Barreiro (ESTBarreiro) oraz Escola Superior de Sa\u00fade (ESS).
\nDzia\u0142alno\u015b\u0107 tych szk\u00f3\u0142 jest koordynowana przez centralne s\u0142u\u017cby administracyjne.<\/p>\n
Skala dzia\u0142alno\u015bci IPS \u2014 pi\u0119\u0107 szk\u00f3\u0142, dziesi\u0105tki program\u00f3w, setki nauczycieli i tysi\u0105ce student\u00f3w \u2014 generuje ogromne ilo\u015bci dokumentacji, kt\u00f3r\u0105 nale\u017cy chroni\u0107, \u0142atwo odnajdywa\u0107 i szybko udost\u0119pnia\u0107.<\/p>\n
W tym kontek\u015bcie konieczne by\u0142o opracowanie i wdro\u017cenie systemu zarz\u0105dzania dokumentami, kt\u00f3ry \u2014 opr\u00f3cz wielu innych korzy\u015bci \u2014 umo\u017cliwi\u0142by automatyzacj\u0119 proces\u00f3w dokumentacyjnych oraz zwi\u0119kszy\u0142 efektywno\u015b\u0107 administracyjn\u0105 uczelni.<\/p>\n
Uwolni\u0142o to czas i zasoby na dzia\u0142ania o wi\u0119kszej warto\u015bci dla uczelni i student\u00f3w.<\/p><\/blockquote>\n
Jakie rozwi\u0105zanie wdro\u017cono?<\/h5>\n
Aby sprosta\u0107 r\u00f3\u017cnorodnym potrzebom IPS, wdro\u017cono zintegrowany system zarz\u0105dzania dokumentami, obejmuj\u0105cy nast\u0119puj\u0105ce komponenty: <\/p>\n
\n
- Workflow zarz\u0105dzania korespondencj\u0105<\/strong>\n
\n
- Digitalizacja i katalogowanie:<\/strong> wdro\u017cenie systemu skanowania i klasyfikacji dokument\u00f3w w celu usprawnienia dost\u0119pu i \u015bledzenia korespondencji.<\/li>\n
- Automatyzacja proces\u00f3w:<\/strong> utworzenie workflow\u00f3w automatyzuj\u0105cych sortowanie i dystrybucj\u0119 korespondencji.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Zarz\u0105dzanie formularzami wewn\u0119trznymi pracownik\u00f3w<\/strong>\n
\n
- Wi\u0119ksza efektywno\u015b\u0107:<\/strong> automatyzacja formularzy skr\u00f3ci\u0142a czas przetwarzania i zmniejszy\u0142a liczb\u0119 b\u0142\u0119d\u00f3w.<\/li>\n
- Wi\u0119ksza przejrzysto\u015b\u0107:<\/strong> lepsza kontrola nad wnioskami i zatwierdzeniami, z mo\u017cliwo\u015bci\u0105 audytu ka\u017cdego etapu.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Formularze elektroniczne i portal studenta<\/strong>\n
\n
- Rozw\u00f3j formularzy online z mo\u017cliwo\u015bci\u0105 wype\u0142niania i przesy\u0142ania ich bezpo\u015brednio przez Internet.<\/li>\n
- Ulepszenie portalu studenta, aby umo\u017cliwi\u0107 \u015bledzenie statusu zg\u0142osze\u0144 i wniosk\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Zarz\u0105dzanie zasobami ludzkimi<\/strong>\n
\n
- Automatyzacja proces\u00f3w rekrutacyjnych dla kadry dydaktycznej i administracyjnej.<\/li>\n
- Centralna baza danych zawieraj\u0105ca informacje o pracownikach, u\u0142atwiaj\u0105ca dost\u0119p i aktualizacj\u0119 danych.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Zarz\u0105dzanie zatwierdzaniem protoko\u0142\u00f3w i um\u00f3w<\/strong>\n
\n
- Workflowy do zatwierdzania um\u00f3w i protoko\u0142\u00f3w z pe\u0142nym rejestrem audytu i automatycznymi powiadomieniami.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ol>\n
Jakie osi\u0105gni\u0119to rezultaty?<\/h5>\n
Wdro\u017cenie tego rozwi\u0105zania przynios\u0142o natychmiastowe efekty w funkcjonowaniu administracji IPS na wielu poziomach, w tym: <\/p>\n
\n
- Efektywno\u015b\u0107 operacyjna<\/strong>\n
\n
- Skr\u00f3cenie czasu przetwarzania korespondencji i formularzy.<\/li>\n
- Poprawa zarz\u0105dzania i przejrzysto\u015bci proces\u00f3w rekrutacyjnych oraz zatwierdzania dokument\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Zadowolenie u\u017cytkownik\u00f3w<\/strong>\n
\n
- Wi\u0119ksze wykorzystanie portalu studenta i pozytywne opinie dotycz\u0105ce \u0142atwo\u015bci sk\u0142adania wniosk\u00f3w.<\/li>\n
- Pozytywne opinie kadry naukowej i administracyjnej o nowym systemie HR.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Przejrzysto\u015b\u0107 i kontrola<\/strong>\n
\n
- Wi\u0119ksza widoczno\u015b\u0107 i kontrola proces\u00f3w analizy i zatwierdzania projekt\u00f3w, dzi\u0119ki raportom i \u015bledzeniu dokument\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
- Redukcja b\u0142\u0119d\u00f3w<\/strong>\n
\n
- Znaczne zmniejszenie liczby b\u0142\u0119d\u00f3w dzi\u0119ki automatyzacji i centralizacji proces\u00f3w.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ol>\n
To rozwi\u0105zanie zmieni\u0142o \u017cycie student\u00f3w, wyk\u0142adowc\u00f3w i pracownik\u00f3w administracyjnych na lepsze.<\/p><\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Dos\u0142ownie \u2014 doskona\u0142e studium przypadku. Instytut Politechniczny w Set\u00fabal (IPS) to publiczna uczelnia wy\u017csza dzia\u0142aj\u0105ca w ramach portugalskiego systemu politechnicznego. Jego misj\u0105 jest zapewnianie wysokiej jako\u015bci kszta\u0142cenia w r\u00f3\u017cnych dziedzinach wiedzy oraz wspieranie rozwoju akademickiego i zawodowego student\u00f3w. IPS obejmuje pi\u0119\u0107 niezale\u017cnych szk\u00f3\u0142 wy\u017cszych: Escola Superior de Tecnologia (ESTSet\u00fabal), Escola Superior de Educa\u00e7\u00e3o (ESE), Escola […]<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[51],"tags":[],"class_list":["post-9524","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-bez-kategorii"],"acf":[],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9524","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/7"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=9524"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9524\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":9533,"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/9524\/revisions\/9533"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=9524"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=9524"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.filedoc.com\/pl\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=9524"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}