Arquivo digital

Com a entrada em vigor do DL 28/2019, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.

No entanto, é necessário assegurar que as operações de digitalização e arquivo eletrónico sejam executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas dos documentos originais, legíveis e inteligíveis, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.

Como é que o Filedoc garante o cumprimento de requisitos legais?

Os documentos passam a ter de ser digitalizados no formato PDF/A – um formato de ficheiro adequado para o arquivamento a longo prazo de documentos eletrónicos que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Basicamente, todas as informações necessárias para exibir o documento da mesma maneira são incorporadas no ficheiro, deixando os seus documentos acessíveis e seguros por um longo período de tempo.

Este software possibilita também a deteção da deterioração dos registos arquivados através da implementação de um Checksum (SHA256Hash) em cada ficheiro, tendo dois objetivos:

• Validar eventuais avarias nos discos (bad-sectors)
• Caso o cliente queira transferir o arquivo para outra solução, atribuir um fator de validação da passagem bem sucedida da informação.

Para além disso, permite prevenir a criação indevida ou a deteção de qualquer alteração através da inclusão de um certificado digital avançado em cada ficheiro, em conjugação com a funcionalidade de selar o documento PDF.