Automatización de procesos
Se puede lograr una mayor eficiencia en la gestión de procesos reduciendo el ciclo de vida de los mismos hasta en un 75% en procesos clave para la organización, como los pagos a proveedores, la gestión de contratos, los recursos humanos y los procesos del core business de la empresa.
El coste del papel
No olvidemos que los procesos basados en el papel son una pérdida de tiempo y alejan a los trabajadores del conocimiento de tareas más productivas y de mayor valor.
En el desempeño de sus tareas diarias, muchos se ven inundados de información y obstaculizados por procesos empresariales ineficientes basados en el papel.
La circulación de papel a través de su organización, sin convertirlo primero en formato electrónico, es un proceso sumamente lento. Los trabajadores del conocimiento pierden tiempo capturando, almacenando y enviando documentos a otros debido a los procesos manuales.
Estos tediosos procesos manuales reducen a su vez la eficiencia operativa y crean una desconexión entre los documentos, lo que provoca retrasos y errores cuando los documentos se mueven entre funciones empresariales críticas como las compras, la contabilidad, las ventas y los recursos humanos.
De hecho, según un Libro Blanco de IDC (International Data Corporation) de 2012, en una organización de 1.000 empleados, las pérdidas de productividad relacionadas con el trabajo de gestionar diversos retos relacionados con los documentos equivalen a la contratación de 213 empleados, o a una pérdida de productividad del 21,3%.
Muchas organizaciones ya se han comenzado a centrar en las soluciones digitales para cada nueva oportunidad o problema (digital-first thinking), realizando un cambio cultural de los procesos organizativos tradicionales basados en el papel a un enfoque de procesos basado en lo digital.
Operaciones más eficaces
Al adoptar soluciones digitales para la gestión de documentos y procesos, las organizaciones pueden mejorar sus procesos empresariales y aumentar sustancialmente su productividad.
Las organizaciones, independientemente de su sector, procesan grandes cantidades de documentos tanto en papel como en formato digital. De hecho, un oficinista estadounidense medio utiliza 10.000 folios de papel al año. Si se aplica esta estadística a una organización de 100 o incluso 500 empleados, se llega rápidamente al volumen de documentos que circulan por las organizaciones.
En general, las organizaciones obtienen mejores resultados cuando capturan, almacenan, acceden y gestionan los documentos de forma rápida y eficaz. Sin los inconvenientes de los flujos de trabajo ineficientes, sin la dificultad de encontrar la información que desea ni la sensación de que un archivo se ha perdido.
Su organización probablemente no es diferente y reconoce la ineficacia de la gestión de todos estos documentos y el impacto que los procesos manuales tienen en su productividad.
